Construire un fichier entreprise efficace

🧱 1. Pourquoi un fichier entreprise structuré est indispensable

Un OF qui forme en alternance ne peut pas compter sur les seuls efforts des jeunes pour trouver leur entreprise d’accueil. Le fichier entreprise permet :

• De sécuriser vos sessions : pas de rentrée sans promesse de placement.
• D’avoir une vision claire des secteurs actifs sur votre territoire.
• De construire un réseau de partenaires récurrents.
• De suivre les relations entreprises dans le temps : satisfaction, fidélité, besoins.
• De professionnaliser l’action de vos chargés de placement.

💬 En clair, le fichier entreprise devient un levier commercial et pédagogique.

📌 2. Quelles données faut-il intégrer dans un bon fichier entreprise ?

Un fichier exploitable doit contenir des données utiles à la prospection, à la qualification et au suivi. Voici les principaux champs à prévoir :

🔹 Identification de base

• • Raison sociale
  • SIRET
  • Adresse
  • Secteur d’activité (NAF ou personnalisé)
  • Taille (TPE/PME/ETI/grand compte)

🔹 Contacts clés

• • Nom / prénom
  • Fonction (DRH, dirigeant, manager opérationnel)
  • E-mail direct
  • Téléphone (ligne directe ou standard)
  • LinkedIn ou site internet

🔹 Historique de relation

• • A déjà accueilli un alternant (oui/non)
  • Nom des anciens alternants
  • Dates du ou des contrats
  • Retour satisfaction entreprise
  • Nom du formateur ou du chargé de placement associé

🔹 Intérêts ou besoins exprimés

• • Métiers recherchés (ex. : assistant RH, développeur web, coiffeur, etc.)
  • Niveaux visés (CAP, Bac Pro, BTS, TP, Bachelor…)
  • Période de recrutement habituelle
  • Préférences sur les rythmes d’alternance

🔹 Suivi d’action commerciale

• • Dernier contact : date, canal, contenu
  • Statut : à contacter / relancé / en attente / signé
  • Relance prévue le…

💡 Astuce : ajoutez une zone “commentaire libre” pour noter les échanges informels, blocages ou atouts.

🧰 3. Quel outil utiliser ? Tableur ou CRM métier ?

📋 Tableur (Excel, Google Sheets)
✅ Facile, rapide, personnalisable
❌ Limité pour les suivis multiples ou en équipe
❌ Pas de rappels ni d’historique structuré

🧠 CRM formation (Ypareo, Digiforma, Gessica, Aurion, Dendreo…)
✅ Intégration avec vos candidatures, votre calendrier, vos formations
✅ Alertes automatiques, relances programmées, centralisation des données
✅ Historique complet par entreprise et candidat

💬 Si votre OF dépasse 30–40 alternants par an, un CRM devient indispensable pour éviter la perte d’information et l’oubli de suivi.

🧱 4. Comment construire son premier fichier entreprise ?

Étape 1 : capitalisez sur l’existant

• Liste des entreprises qui ont déjà accueilli vos apprenants
• Réseaux des formateurs, anciens stagiaires, prescripteurs
• Relations des membres de l’équipe (anciens employeurs, clients, etc.)

Étape 2 : ciblez les entreprises de votre territoire

• Utilisez les annuaires d’entreprises (INSEE, Société.com, PagesJaunes Pro)
• Analysez les bassins d’emploi (site Pôle emploi, observatoires OPCO)
• Utilisez LinkedIn pour repérer les DRH ou responsables de service

Étape 3 : segmentez votre fichier

• Par secteur professionnel (commerce, numérique, santé, BTP, etc.)
• Par taille (TPE, PME, grands groupes)
• Par potentiel (déjà clients, prospects froids, prospects chauds)

💡 Ne cherchez pas à remplir 1000 lignes d’un coup. Commencez par 50 à 100 contacts qualifiés, bien renseignés, et développez progressivement.

📞 5. Comment entretenir et enrichir votre fichier entreprise ?

✅ Mettre à jour régulièrement

• Après chaque appel ou visite : notez les infos utiles
• Une fois par trimestre : purgez les doublons, vérifiez les mails, relancez les inactifs

✅ Créer une culture interne du fichier

• Chaque chargé de placement doit alimenter le fichier
• Il doit devenir un outil partagé, vivant et à jour

✅ Exploiter le fichier en mode « campagne »

• Campagne mail sur une nouvelle promo
• Campagne phoning ciblée sur les anciens employeurs
• Job dating entreprise – alternants

💡 Un bon fichier vaut autant qu’un bon formateur : c’est un actif stratégique pour votre OF.

🎯 6. Ce que ça change pour votre organisme de formation

✅ Plus de réactivité pour placer les candidats
✅ Meilleure image auprès des entreprises partenaires
✅ Meilleur taux de remplissage des sessions
✅ Meilleur accompagnement des jeunes : “Tu veux faire du marketing ? Voilà 3 entreprises qui recrutent.”

Et surtout : moins de stress pour vos équipes, car le réseau entreprise ne dépend plus du hasard, mais d’une méthode.

Construire un fichier entreprise, ce n’est pas une tâche administrative. C’est une démarche commerciale, stratégique et pédagogique.

Un fichier bien structuré vous permettra :

✔️ de mieux placer vos alternants,
✔️ de sécuriser vos sessions,
✔️ d’ancrer votre OF dans le tissu économique local,
✔️ et d’entrer dans une logique de développement maîtrisé de l’alternance.