Comment gérer des alternants en OF ?

🧩 1. Une organisation multi-niveaux : qui fait quoi ?

👨‍💼 a) Le responsable alternance / coordinateur

• Véritable chef d’orchestre, il supervise :
• L’ensemble des promotions en alternance,
• Les calendriers de présence OF / entreprise,
• Les relations avec les financeurs (OPCO),
• Le suivi des indicateurs qualité,
• Les échanges avec la direction.

🎯 Il centralise les données, organise les remontées, valide les alertes (absences, ruptures, incidents).

🧑‍💻 b) Les chargé·es de relations entreprises

Sur 300 alternants, il faut en moyenne 1 CRE pour 80 à 100 contrats actifs.

Leur rôle :

• Suivi des entreprises,
• Gestion des placements restants,
• Prévention des ruptures,
• Mise à jour du CRM entreprise.

🔄 Ils travaillent en lien constant avec les référents pédagogiques.

👩‍🏫 c) Les formateurs référents / tuteurs OF

Chaque formateur suit un groupe ou une promotion d’alternants.
Il est chargé de :

• Assurer le lien entre l’OF et l’entreprise,
• Suivre les progrès pédagogiques et professionnels,
• Rédiger les visites en entreprise (obligatoires),
• Participer aux bilans de mi-parcours ou de fin de contrat.

👀 C’est souvent le premier à détecter un malaise ou un risque de rupture.

📁 d) L’équipe administrative
Elle gère :

• Les contrats (Cerfa, convention tripartite),
• Les relances OPCO,
• Les dossiers CPF alternance ou contrats pro,
• Le suivi des échéances réglementaires.

🎯 Un bon workflow numérique est ici indispensable (ex : signature électronique, archivage, relances automatiques).

📊 2. Outils indispensables pour un suivi fluide

🧠 a) Un logiciel métier (CRM / ERP formation)

Exemples : Ypareo, Digiforma, Dendreo, Gessica
Ces outils permettent de :

• Suivre les contrats (état, dates, entreprise, OPCO),
• Gérer les alertes (retard, fin de contrat, absences),
• Conserver les documents liés (conventions, évaluations, bilans).

🎯 C’est le socle technique d’une gestion de masse.

📆 b) Un planning partagé par promo

• Calendrier alternance (jours OF vs entreprise)
• Dates clés : examens, bilans, visites tuteurs
• Suivi des absences ou retards

💡 De plus en plus d’OF intègrent un accès pour les apprenants et les employeurs via un extranet.

🗂️ c) Un fichier “alertes” ou “points de vigilance”

Ce fichier partagé (Excel, Trello, CRM…) permet de :

• Repérer les jeunes sans entreprise,
• Suivre les apprenants fragiles,
• Noter les entreprises “sensibles” (turnover, tension, relance…).

🎯 L’objectif : agir vite, collectivement.

🛠️ 3. Quels indicateurs suivre pour ne pas perdre le contrôle ?

Indicateur Objectif Suivi

🧭 4. Les risques si la gestion est mal calibrée

❌ Ruptures de contrat non anticipées

❌ Alertes non remontées à temps (absence, mal-être, pression entreprise)

❌ Retards dans les dossiers OPCO / financeurs

❌ Perte de confiance des entreprises partenaires

❌ Tension des équipes internes (burn-out CRE ou référents)

❌ Non-conformité Qualiopi (indicateur 26 et 28 notamment)

💡 5. Facteurs de réussite

✔️ Un référent alternance clairement identifié
✔️ Un CRM bien renseigné et partagé
✔️ Une réunion d’équipe hebdomadaire courte mais efficace
✔️ Des outils simples pour les apprenants (suivi des jours, document à télécharger)
✔️ Une grille de visite entreprise standardisée
✔️ Une culture du travail collaboratif entre pédagogie / entreprise / administratif

 
Gérer 300 alternants ne s’improvise pas. Cela implique une organisation structurée, des outils solides, une équipe engagée et un pilotage régulier.

Mais bien maîtrisée, cette gestion permet :

• Une meilleure expérience pour les apprenants,
• Une relation de confiance durable avec les entreprises,
• Et un impact fort sur la réputation de l’OF.