Formateurs indépendants : Comment exercer avec sérénité ?

Les obligations de base : ne pas jouer avec le feu

Une existence juridique déclarée et transparente
Pour facturer une prestation, il faut un numéro de SIRET : auto-entrepreneur, entreprise individuelle, société… Dès que l’on vend une action de formation professionnelle, il est obligatoire de déclarer son activité auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Cette démarche permet d’obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), indispensable pour accéder aux financements publics ou mutualisés.

Obligations fiscales et sociales

Comme tout professionnel, le consultant-formateur doit être en règle avec :

• Ses déclarations fiscales (TVA si concerné, impôt sur le revenu ou IS)
• Ses déclarations sociales (URSSAF, retraite, assurance maladie, CFP…)
• L’émission de factures conformes (mentions légales obligatoires)

📌 À noter : en 2025, la facturation électronique devient obligatoire pour certaines structures. Les formateurs exerçant en société devront s’y préparer dès juillet 2025.

Assurances professionnelles

Aucune loi n’impose une assurance RC Pro, mais dans les faits, elle est devenue essentielle : accident en salle, conflit client, perte de données… les risques sont bien réels.

La formation professionnelle, un secteur encadré

Respect de Qualiopi, même en solo
Un formateur indépendant peut obtenir la certification Qualiopi, et s’il travaille avec des financements publics, il doit s’y conformer comme n’importe quel OF. Les 7 critères s’appliquent : objectifs pédagogiques, suivi des acquis, amélioration continue, etc.

Tenue documentaire obligatoire

Même pour une seule mission, il faut :

• Un contrat ou une convention de formation
• Une feuille d’émargement
• Un programme ou support pédagogique
• Une évaluation des acquis

En cas de contrôle (DREETS, certificateur, OPCO), ces documents sont exigés.

Protection des données (RGPD)

Un simple fichier Excel avec les noms des stagiaires relève du RGPD. Le formateur doit :

• Informer les participants du traitement de leurs données
• Sécuriser les fichiers
• Intégrer les mentions RGPD sur son site

📌 Depuis 2023, certains financeurs exigent que les indépendants signent une clause de neutralité ou une charte éthique pour garantir l’absence de conflit d’intérêts.

L’indépendant formateur : au-delà des obligations, les bonnes pratiques

Visibilité professionnelle

La crédibilité passe aussi par :

• Un site internet propre, même basique
• Un profil LinkedIn professionnel et à jour
• L’affichage de son NDA dans ses documents
• Une signature email professionnelle
• Un formateur freelance reste un prestataire : l’image compte.

Relation client et rigueur administrative

Un bon formateur gère aussi bien sa pédagogie que sa relation client :

• Contrat ou convention formalisée
• Conditions générales de vente claires
• Délais de paiement précisés

La rigueur inspire la confiance, et protège en cas de litige.

Se maintenir à jour

C’est une obligation implicite dans la logique Qualiopi, mais aussi une exigence métier : nouvelles pédagogies, outils numériques, évolutions légales…

📌 L’auto-formation est indispensable : webinaires, veilles sectorielles, lectures professionnelles.

Liberté ne signifie pas improvisation

Être consultant-formateur indépendant, c’est exercer un métier exigeant, à la frontière entre pédagogie, gestion et réglementation. Les obligations sont nombreuses, parfois contraignantes, mais elles assurent la crédibilité, l’accès aux marchés publics, et la durabilité de l’activité.

Respecter le cadre, c’est aussi affirmer son professionnalisme. En 2025, les indépendants bien organisés et visibles feront la différence.