Comment facturer une prestation de formation ?

1. Comprendre les obligations du formateur professionnel

a. Le rôle du NDA

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est obligatoire dès lors que vous vendez une action de formation professionnelle.
Il est délivré par la DREETS (ex-Direccte) après dépôt du dossier de déclaration d’activité.

À retenir :

• Il prouve que vous exercez légalement une activité de formation.
• Il doit figurer sur tous vos documents commerciaux : devis, conventions, factures, programmes, attestations de présence.
• Il ne s’agit pas d’un label qualité, mais d’une autorisation administrative d’exercer.

🧩 Exemple de mention :

Déclaration d’activité enregistrée sous le n° 11 75 12345 75 auprès du préfet de région d’Île-de-France.

b. Qualiopi, la certification qualité obligatoire

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tout organisme souhaitant que ses formations soient finançables par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, etc.).

Elle atteste du respect du Référentiel National Qualité (RNQ), fondé sur 7 critères et 32 indicateurs.
Parmi ces critères, certains concernent directement la facturation et la traçabilité de la prestation.

2. Les documents indispensables avant de facturer

Avant d’émettre une facture, le formateur ou l’organisme de formation doit disposer de trois documents clés :

a. Le devis

Le devis formalise la proposition commerciale. Il doit préciser :

• le nom du formateur / organisme et son NDA,
• l’intitulé de la formation,
• les objectifs et la durée,
• le public visé,
• les modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, blended learning…),
• le prix net de taxe et le montant total HT/TTC.

💡 Astuce : indiquez sur le devis si la prestation est exonérée de TVA (cas fréquent pour les actions de formation professionnelle, article 261-4-4° du CGI).

b. La convention de formation

C’est un contrat obligatoire entre l’organisme de formation et le client (entreprise, particulier, collectivité).
Elle encadre les conditions de réalisation et de financement de la formation.

Elle doit inclure :

• les coordonnées des parties,
• les objectifs, le programme, la durée,
• les moyens pédagogiques et techniques,
• les modalités de suivi, d’évaluation et de sanction,
• le prix et les modalités de règlement,
• le numéro NDA.

c. L’attestation de présence / d’assiduité

À la fin de la formation, le formateur doit remettre :

• une attestation de fin de formation au stagiaire,
• et une feuille d’émargement signée (ou justificatif de connexion pour le distanciel).

Ces documents sont indispensables en cas de contrôle Qualiopi ou de financement par un OPCO.

3. Les mentions obligatoires sur une facture de formation

Une facture conforme doit inclure toutes les mentions légales classiques, mais aussi celles propres à l’activité de formation.

Mentions générales :

• Date d’émission et numéro de facture,
• Identité du formateur / organisme (nom, adresse, SIRET),
• Identité du client,
• Description de la prestation (“Formation [intitulé] – [durée] heures”),
• Quantité, prix unitaire HT, total HT et TTC,
• Conditions et délais de paiement.
• Mentions spécifiques à la formation :
• Le numéro de déclaration d’activité (NDA).
• La mention éventuelle d’exonération de TVA :
• “Exonéré de TVA selon l’article 261-4-4° du CGI.”
• Le nom de la formation et les dates.
• Une référence à la convention de formation (numéro et date).
• Le cas échéant, la répartition du financement (entreprise, stagiaire, OPCO).

4. Respecter les exigences Qualiopi lors de la facturation

La certification Qualiopi ne dicte pas le contenu exact d’une facture, mais impose une traçabilité complète de la prestation.
Cela implique que chaque facture soit reliée à un dossier administratif complet retraçant l’ensemble du parcours de formation.

a. Traçabilité et preuve de réalisation

Le formateur doit être en mesure de présenter :

• la convention signée,
• les feuilles d’émargement ou connexions,
• le programme de formation,
• les évaluations (pré / post formation),
• la facture correspondante.

Ces éléments prouvent la réalité de la prestation et garantissent la conformité au critère 7 du référentiel Qualiopi (“Assurer la qualité du processus de réalisation des prestations”).

b. Archivage et confidentialité

Les documents doivent être archivés au minimum 5 ans, sous format papier ou numérique.
Qualiopi vérifie la cohérence des données : la facture doit correspondre aux heures réellement effectuées et au programme validé.

c. Cohérence financière

L’auditeur Qualiopi peut contrôler la logique tarifaire :

• cohérence entre prix affiché, devis, facture et convention,
• absence d’erreurs de TVA,
• transparence des financements (en cas de multi-financement OPCO + entreprise).

5. TVA et exonération : attention aux conditions

La TVA sur les prestations de formation obéit à un régime spécifique.

a. Exonération possible

Une formation peut être exonérée de TVA si :

• elle entre dans le champ de la formation professionnelle continue,
• et que le prestataire dispose d’un NDA valide.

Dans ce cas, la facture doit porter la mention :

“Exonéré de TVA, article 261-4-4° du Code général des impôts.”

b. Cas où la TVA s’applique

Si le formateur :

• n’a pas de NDA,
• ou propose une prestation hors champ de la formation professionnelle (ex. atelier artistique de loisir),

alors la TVA s’applique selon le régime fiscal de son entreprise.

6. Bonnes pratiques administratives et SEO utiles

a. Pour la conformité :

• Centralisez vos modèles (devis, conventions, factures) dans un espace partagé.
• Vérifiez régulièrement la validité de votre NDA.
• Anticipez les audits Qualiopi en gardant vos dossiers complets et datés.
• Mettez à jour votre trame de facture à chaque évolution légale.
  “facturer une formation”, “facture Qualiopi”, “numéro NDA formation”, “facturation organisme de formation”.
  Sur votre blog, vous pouvez :

🧩 7. Exemple de modèle de facture conforme (extrait simplifié)

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FACTURE N°2025-001
Émise le : 09/10/2025

Formateur : Claire Dupont
SIRET : 123 456 789 00012
N° NDA : 11 75 12345 75
Adresse : 12 rue des Arts, 75010 Paris

Client : Société CréaForm
Adresse : 28 avenue de la Liberté, 69003 Lyon

Prestation : Formation “Techniques de peinture acrylique”
Durée : 14 heures – du 3 au 5 octobre 2025
Montant HT : 980,00 €
TVA : Exonéré selon art. 261-4-4° du CGI
Total TTC : 980,00 €

Conditions de règlement : à 30 jours fin de mois
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Facturer une prestation de formation ne s’improvise pas.
Au-delà de la simple logique comptable, chaque document doit garantir la conformité administrative, fiscale et qualité de l’activité.
Le respect du NDA prouve la légalité de l’activité, tandis que Qualiopi atteste du sérieux et de la traçabilité du processus.

✅ En combinant rigueur administrative et transparence, le formateur sécurise son activité, rassure ses clients et gagne en crédibilité auprès des financeurs.