Comment tenir sa comptabilité quand on débute ?

🧩 1. Comprendre ce que veut dire “faire sa compta”

En France, tenir sa comptabilité consiste à :

✔️ Enregistrer ses recettes

Cours vendus, ateliers, masterclass, formations en ligne, prestations annexes.

✔️ Enregistrer ses dépenses

Matériel, logiciels (montage, graphisme…), fournitures, location de salle, abonnements, frais de communication…

✔️ Conserver les justificatifs

Factures, notes de frais, tickets, reçus, abonnements, etc. Pendant au moins 10 ans (obligation légale).

✔️ Déclarer ses revenus

Selon le statut choisi : micro-entreprise, artiste-auteur, entreprise individuelle, organisme de formation…

✔️ Être capable de prouver sa gestion

En cas de contrôle URSSAF, fisc, Qualiopi (si OF), opérateur financeur (CPF, OPCO…).

👉 En résumé : la compta, c’est raconter l’histoire de son activité avec des chiffres.

🧩 2. Adapter sa comptabilité à son statut

L’artiste formateur peut dépendre de 3 statuts principaux :

🟦 2.1 Micro-entrepreneur (cas le plus simple)

C’est souvent la meilleure option au démarrage.

Obligations comptables :

• Tenir un livre des recettes (obligatoire).
• Tenir un registre des achats si vente de matériel (rare pour les artistes formateurs).
• Facturer proprement (numérotation continue + mentions légales).
• Conserver les justificatifs.

Ce n’est PAS obligatoire :

Pas de bilan comptable.

Pas de compte bancaire professionnel (mais un compte séparé obligatoire si + 10 000 €/an).

C’est idéal pour :

• Ateliers, cours en ligne, stages d’art, coaching créatif.
• Démarrer une activité sans prise de risque.

🟩 2.2 Artiste-auteur (mais seulement pour l’activité artistique)

⚠️ Pour la formation ce statut n’est pas toujours adapté, car l’enseignement n’est pas une activité artistique au sens fiscal.

👉 Donc :

On peut être artiste-auteur pour la création de tableaux.

Et micro-entrepreneur pour vendre des cours.

C’est la combinaison la plus fréquemment utilisée par les peintres, illustrateurs, photographes formateurs.

🟥 2.3 Création d’un Organisme de formation (OF)

Un OF ne change pas le statut juridique : on peut être :

• Auto-entrepreneur OF
• EI OF
• EURL/SASU OF
• SCI, SARL, SAS… (rare pour débuter)

Obligations supplémentaires :

• Tenir une comptabilité complète si société.
• Déclaration d’activité (NDA).
• Bilan pédagogique et financier annuel (BPF).
• Processus Qualiopi → exige une traçabilité impeccable.

👉 Dans un OF, la compta doit être sérieuse mais reste accessible si bien organisée dès le début.

🧰 3. Les outils pour tenir sa compta sans se prendre la tête

✔️ Un tableau Excel ou Google Sheets (très bien pour démarrer)

Avec 3 onglets :

• • Recettes
  • Dépenses
  • Récap mensuel
  • Simple, gratuit, efficace.

✔️ Un logiciel simple

• • Freebe (parfait pour créatifs en micro)
  • Tiime
  • Fizen
  • Indy (EI ou sociétés)

✔️ Un outil de facturation propre

• • Facture.net (gratuit)
  • Henrri (gratuit)
  • Freebe / Tiime / Indy

Une compta bien tenue commence par de bonnes factures.

🧾 4. Comment enregistrer ses opérations ? (Méthode simple et accessible)

🔹 1. Dès que tu encaisses une vente → tu l’enregistres

• Date
• Nom du client
• Type de cours
• Montant
• Moyen de paiement
• Numéro de facture

🔹 2. Dès que tu fais une dépense → tu stockes la facture

Et tu note :

• Date
• Fournisseur
• Objet
• Montant
• Mode de paiement

🔹 3. Une fois par mois → tu fais ton point

Tu compares relevé bancaire et tableau comptable.

Tu ranges les justificatifs du mois dans un dossier.

👉 1H par mois suffit.

🧩 5. Ce que la comptabilité révèle… et pourquoi c’est vital pour un artiste formateur

La compta n’est pas seulement une contrainte : c’est un tableau de bord précieux.
En quelques semaines, elle permet d’identifier :

✔️ Les cours qui rapportent vraiment

Exemple :
Ton atelier “portrait” est plein mais moins rentable qu’une masterclass en ligne.

✔️ Les dépenses inutiles

Abonnements non utilisés, matériel redondant…

✔️ La capacité d’investissement

(location de salle, caméra, micro…)

✔️ La saisonnalité

Les artistes formateurs voient souvent des pics :

• • septembre
  • janvier
  • juin

✔️ Le ratio temps passé / argent gagné

Indispensable pour structurer une activité durable.

👉 Sans compta, pas de vision. Avec compta, tu deviens pilote.

🧩 6. Les erreurs les plus fréquentes… et comment les éviter

❌ 1. « Je garde tout pour plus tard »

→ Mauvaise idée : on oublie 30 % des opérations.

✔️ Solution :

5 minutes après chaque vente → une ligne dans le tableau.

❌ 2. Ne pas facturer ou faire des factures incomplètes

→ Très dangereux en cas de contrôle.

✔️ Solution :

Utiliser un outil de facturation = zéro risque.

❌ 3. Mélanger dépenses perso et pro

→ Le début du chaos.

✔️ Solution :

Un compte séparé (même un simple compte secondaire).

❌ 4. Penser que « compta = fiscalité »

→ Non !
La compta sert d’abord à comprendre ton activité.

❌ 5. Attendre que ça devienne sérieux pour s’organiser

→ Trop tard…

✔️ Solution :

Installer un système simple dès les 1ères ventes.

🧩 7. À partir de quand faut-il prendre un comptable ?

👉 Micro-entrepreneur : pas obligatoire, souvent inutile
Sauf si :

• tu dépasses 35 000–40 000 € / an
• tu veux passer en société
• tu prépares une certification (Qualiopi, NDA)

👉 Société (EURL, SASU…) : fortement conseillé

Et le coût est souvent modéré : 50 à 120 €/mois pour une petite structure.

La comptabilité, c’est LE super-pouvoir du formateur

La comptabilité n’est pas un obstacle : c’est une boussole.

Bien tenue, elle permet à un jeune artiste :

• de comprendre où il gagne vraiment de l’argent
• d’ajuster son offre
• de planifier ses formations
• d’être crédible devant les financeurs, Qualiopi, les clients
• de se professionnaliser sans se ruiner

Et le plus important : apprendre à piloter son activité comme un vrai entrepreneur-créatif.