Qualiopi : retour d’expérience!

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QUALIOPI : une simple formalité ? Hum !…

La démarche QUALIOPI risque d’être au cœur des préoccupations des organismes de formation et les prochains mois peuvent s’avérer crispants pour beaucoup. Petit retour d’expérience sur le sujet avec un objectif: dédramatiser !

Qualiopi

1 – QUALIOPI: c’est quoi déjà ?

Qualiopi c’est  la deuxième couche qualité (certains parlent de double peine 😅) après le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue qui avait conduit à la création du Datadock.

Qualiopi prend ses origines dans la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel qui pose le principe d’une certification délivrée par un organisme tiers sur la base d’un référentiel unique : ce sera finalement QUALIOPI, un savant mélange de QUALITAS et de CALIOPEE. Quand on sait que cette dernière était la déesse de la poésie épique, cela pose les ambitions ! La qualité comme une musique douce ? Dans tous les cas, QUALIOPI correspond à la fois à :

  • une marque déposée auprès de l’INPI qui peut être délivrée par des organismes certificateurs retenus par le Comité français d’accréditation (COFRAC);
  • une attestation de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC), qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions de VAE ou d’actions de formation par apprentissage;
  • une obligation afin de bénéficier des fonds publics et mutualisés et par conséquence le système qui vient se substituer au Datadock à partir du 1er janvier 2022.

2 – QUALIOPI : il n’y a pas le choix

 Aller vers la certification QUALIOPI ne coule pas forcément de source, et pourtant ! En effet, il ne s’agit pas d’une obligation générale pour un OF/PAC, mais simplement la voie d’accès à certaines sources de financement. Mais quel OF peut aujourd’hui se passer des financements de la formation professionnelle continue : Aucun!

Les OF travaillent forcément avec les OPCO et participent à de nombreux appels d’offre publics. C’est aussi une garantie apportée aux clients sur le professionnalisme même si par ailleurs il existe d’autres démarches via l’ISO 9001 ou l’OPQF et autre).

3 – QUALIOPI : choisir son certificateur ?

C’est une des particularités de la certification. Elle est basée sur un référentiel unique, mais délivrée par plusieurs certificateurs accrédités par le COFRAC, l’instance française de référence. Aujourd’hui 24 certificateurs font partie des heureux élus. Du coup, ca ne facilite pas la tâche pour le choix …

Le mieux est d’envisager cette démarche comme une prestation classique. Dans ce cadre qu’est-ce qui fait la différence, et précède la prise de décision ?

  1. Le coût. Ne va pas se mentir c’est un des freins à la démarche, et encore plus pour des structures de taille modeste qui n’ont pas toujours une trésorerie extensible. Les prestataires sollicités ont des tarifications comprises entre 800 et 1200 euros par journée d’audit (mais il y a sans doute au dessus et en dessous sur le marché), soit pour une petite structure autour de 1 500 à 3000 euros environ sur l’ensemble du cycle de 3 ou 4 ans (voir plus loin).
  2. L’information et le conseil apportés. La relation de confiance se crée par la capacité du certificateur à rassurer et apporter les éléments clés et adapter son discours à la spécificité de l’organisation qui le sollicite.
  3. La réactivité. En particulier dans cette période, des réponses rapides aux questions, un chiffrage dans un délai court peuvent rapidement faire pencher la balance au profit d’un certificateur.
  4. La planification de l’audit. La possibilité d’avoir un choix large de dates d’audits et dans des délais restreints s’avère aussi importante. C’est d’autant plus vrai qu’avec le décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020, les organismes certifiés avant fin 2020 auront une certification valable 4 ans au lieu de 3 !

Le choix d’ISQ est souvent lié à l’obtention de l’OPQf historiquement relié à la FFP

4 – QUALIOPI : Il faut s’y préparer?

C’est ici que ça se complique. Pourquoi ? Eh bien parce que l’affaire dépend de l’existant et de l’historique de chaque organisation et qu’il n’y a donc pas de recette miracle. Voici quelques  éléments pour la mise en place, qui pourront donner des idées.

Petite précision, ceux qui ont un  label, par exemple OPQF ou ISO 9000 qui sont reconnus par l’ancienne liste du CNEFOP, et à ce titre nous n’étions pas audités sur certains indicateurs du référentiel. Cela dit, cela ne change pas grand chose à la méthode, simplement au volume de travail.

1.Inventaire de l’existant. Réunir les personnes couvrant l’ensemble des activités concernées par le référentiel. Cela va de la partie accueil, à l’ingénierie pédagogique, le marketing ou encore les fonctions commerciales, comme les responsables du web et les fonctions administratives.

Parcourir chaque indicateur (tous les indicateurs). L’idée : associer une couleur à chacun d’entre eux en comparant le référentiel à ce qui est fait en pratique.

  • VERT : L’indicateur ne pose pas de problème, il est documenté et intégré dans les pratiques de l’organisation
  • ORANGE : L’indicateur comporte une petite zone de risques, car il n’y a pas assez d’éléments pour répondre complètement au référentiel.
  • ROUGE : Il y a clairement un manque ou l’absence totale d’éléments. La non-conformité guette !

2.Plan d’action. Une fois les indicateurs critiques isolés (oranges et rouges), il s’agit de passer à l’action ! Une gestion de projet classique sommes toute :

  • un ou plusieurs livrables (documents, mise à jour, création de processus, réalisation d’une formation ou d’une sensibilisation idoine…)
  • un responsable de l’action
  • une date de livraison

3.Pilotage et validation. Dans l’absolu, il s’agit ici de désigner un responsable du pilotage de la démarche (le gérant, un chef de projet, le responsable qualité…) qui va superviser la livraison dans les délais et qui pourra également être le référent technique en cas de question sur un des indicateurs. Le pilote valide que le plan d’action global est bien conduit.

L’objectif est clairement d’éviter toute non-conformité majeure qui empêcherait la délivrance de la certification.

Cela est compliqué dans le contexte actuel. Adopter une stratégie de « limitation des risques » en se concentrant sur les indicateurs qui nécessitaient le plus de travail et d’attention, tout en ayant conscience qu’être parfait lors de l’audit est un objectif bien difficile à atteindre, mais il est possible de prouver que le travail est  engagé sur tous les chantiers. L’objectif est clairement d’éviter toute non-conformité majeure qui bloque la délivrance de la certification.

 

5 – QUALIOPI : Le jour de l’audit arrive ?

L’audit peut se dérouler sur deux jours, si le périmètre de certification concerne les actions de formations, mais également le bilan de compétences et l’apprentissage.

Il est possible d’organiser un roulement des personnes en fonction du plan d’audit transmis en amont par l’auditeur. Plusieurs salariés peuvent participer à l’exercice : directeurs, managers ou opérationnels, mais dans tous les cas, il faut que les documents soient immédiatement accessibles pour éviter de perdre du temps dans la recherche d’une preuve ou d’un document.

Les indicateurs sont abordés de manière croissante, du premier au dernier. Le travail peut être triple, si chaque indicateur est soumis aux 3 types d’actions de développement de compétences.

Généralement

  1. L’auditeur a une posture bienveillante et cherche à comprendre l’écosystème plutôt qu’essayer de faire rentrer des ronds dans des carrés.
  2. Les audités professionnels connaissent leur travail. L’exercice peut être déstabilisant pour certains habitués aux audits ISO 9001, beaucoup plus axés processus. Toutefois après avoir assimilé le côté beaucoup plus terre à terre de QUALIOPI les échanges sont fluides.
  3. Les pistes d’amélioration qui sont soulevées par l’auditeur sont intéressantes et méritent attention.

6 – QUALIOPI : ce n’est pas si terrible !

« Facile » n’est pas le mot qui convient.  

En fait, cette démarche a un côté déstructurant. En effet, les OF font beaucoup de choses dans leurs activités aujourd’hui de manière machinale, sans s’interroger. Le fait de passer à des indicateurs et des éléments de preuves très terre à terre interrogent sur la valeur créée qui délivrée aux clients.

Il faut y aller de toute façon. Il y a sans doute pas mal de boulot, et se faire accompagner est une solution, même si on en revient toujours à cette fichue contrainte financière qui est limitante. Le ratio coût/gain est alors à peser mais il  y a tant de chose à faire, surtout après cette crise du Covid19a

L’autre option, c’est d’y aller seul et de prendre un peu plus de temps en lissant son effort (comme un Marathon). Il y a encore 16 mois pour atteindre le graal, une activité à relancer, d’autres priorités. Rien ne sert de se précipiter, mais il faut savoir que, sauf gros revirement, la plupart des OF devront se résigner à y aller. Toutefois, la démarche peut être structurante, tout comme avait pu le faire DATADOCK à une époque. De là à dire que la certification pourrait même être bénéfique, il y a un pas …. Prêt à le franchir ?