Facturation électronique : une réforme qui dépasse largement le cadre fiscal

Depuis plusieurs mois, la réforme de la facturation électronique monopolise l’attention des directions financières. Pourtant, une conséquence importante passe encore sous les radars : les nouvelles modalités de paiement des formations financées par les OPCO.

Contrairement à certaines idées reçues, les droits au financement ne sont pas remis en cause. Ce qui évolue, c’est le circuit de paiement.

Pour les organismes de formation, cette évolution peut modifier profondément les délais d’encaissement, la gestion administrative et, surtout, la trésorerie.

Ce qui change réellement

Jusqu’à présent, deux modèles coexistaient.

Le premier reposait sur la subrogation de paiement : l’OPCO réglait directement l’organisme de formation.

Le second consistait à facturer l’entreprise cliente, qui demandait ensuite son remboursement.

Avec la généralisation de la facturation électronique, les procédures tendent à privilégier davantage la facturation directe à l’entreprise, sauf dans certains cas particuliers.

Autrement dit, ce ne sont pas les financements qui changent, mais leur circuit administratif.

La subrogation n’est pas totalement supprimée

Contrairement à certaines informations qui circulent actuellement, la subrogation ne disparaît pas.

Pour de nombreux OPCO, elle reste maintenue notamment pour les entreprises de moins de cinquante salariés lorsque les conditions sont réunies.

En revanche, de plus en plus d’organismes de formation choisissent eux-mêmes d’abandonner cette possibilité.

La raison est simple.

Les délais de remboursement constatés chez certains OPCO peuvent atteindre plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

De nombreux dirigeants préfèrent désormais être payés directement par leur client plutôt que d’immobiliser leur trésorerie.

Ce que cela implique pour les organismes de formation

Dans les situations où la subrogation n’est plus utilisée, plusieurs changements deviennent obligatoires.

L’organisme de formation devra :

• facturer directement son client ;
• préciser dès le devis les modalités de règlement ;
• informer clairement l’entreprise qu’elle devra avancer le paiement avant remboursement éventuel par son OPCO ;
• adapter ses conventions de formation et ses Conditions Générales de Vente.

Cette information préalable devient essentielle afin d’éviter les litiges au moment du règlement.

Ce qui change pour les entreprises clientes

Pour les entreprises bénéficiaires des financements, le changement est essentiellement financier.

En l’absence de subrogation, elles devront :

• régler la facture de l’organisme de formation ;
• transmettre ensuite cette facture à leur OPCO ;
• attendre le remboursement selon les règles applicables.

Pour certaines petites entreprises, cela représente une avance de trésorerie parfois importante.

Le cas particulier de la TVA

La réforme remet également la TVA au centre des préoccupations.

Deux situations demeurent.

Organisme exonéré de TVA

Rien ne change.

La facture continue d’être émise hors TVA.

Organisme assujetti à la TVA

La facture comporte la TVA.

L’entreprise cliente pourra ou non récupérer cette TVA selon son propre régime fiscal.

Les entreprises en franchise de TVA devront donc avancer également cette somme.

Cette situation peut devenir sensible lorsque plusieurs formations sont financées simultanément.

Les conséquences sur la trésorerie

C’est probablement le point le plus important.

Pour les organismes de formation :

• moins de dépendance vis-à-vis des délais des OPCO ;
• davantage de gestion commerciale auprès des entreprises ;
• nécessité de mieux sécuriser les règlements.

Pour les entreprises :

• avance de trésorerie ;
• éventuelle avance de TVA ;
• suivi administratif supplémentaire.

Les CGV deviennent un document stratégique

Cette réforme montre une nouvelle fois que les Conditions Générales de Vente ne sont plus un simple document juridique.

Elles deviennent un véritable outil de sécurisation financière.

Elles devront désormais préciser notamment :

• les modalités de facturation ;
• les délais de paiement ;
• les conditions de subrogation éventuelle ;
• les obligations de l’entreprise en matière de remboursement OPCO.

Une convention de formation insuffisamment précise pourra rapidement devenir source de conflits.

Une évolution qui confirme la professionnalisation du secteur

Depuis plusieurs années, les organismes de formation voient progressivement évoluer leur métier.

Au-delà de la qualité pédagogique, ils doivent désormais maîtriser :

• les obligations Qualiopi ;
• les exigences des OPCO ;
• la facturation électronique ;
• les nouvelles contraintes fiscales ;
• la cybersécurité ;
• les outils numériques.

La gestion administrative devient progressivement un véritable avantage concurrentiel.

Les organismes capables d’expliquer clairement ces nouvelles procédures à leurs clients renforceront leur image de professionnalisme.

Notre analyse

Cette réforme ne remet pas en cause le financement de la formation.

En revanche, elle transfère progressivement une partie de la responsabilité administrative vers les entreprises et les organismes de formation.

Les OF qui anticiperont ces changements en adaptant leurs processus, leurs documents contractuels et leur communication limiteront les risques de retard de paiement et préserveront leur trésorerie.

Comme souvent dans notre secteur, ceux qui préparent les évolutions réglementaires plusieurs mois à l’avance disposeront d’un avantage réel lorsque les nouvelles procédures deviendront la norme.