Auteur : Ruby

Exemples pratiques pour chaque étape

1. Structurer vos processus Qualiopi

Un des piliers de Qualiopi est la documentation des actions de formation. Voici des pratiques concrètes :

• Exemple 1 : Retours des bénéficiaires
  • À la fin de chaque session, mettez en place un questionnaire de satisfaction numérique (Google Forms, Typeform).
  • Analysez les réponses pour remplir les indicateurs Qualiopi liés à la satisfaction et intégrer ces données dans vos rapports annuels et BPF.
• Exemple 2 : Accessibilité aux personnes en situation de handicap
  • Identifiez un référent handicap dans votre structure.
  • Documentez toutes les adaptations mises en place (par exemple, vidéos sous-titrées, accès aux locaux) et incluez-les dans le rapport d’audit Qualiopi et le BPF.

2. Optimiser l’utilisation d’EDOF

EDOF est essentiel pour gérer les inscriptions via le CPF. Voici comment l’utiliser efficacement :

• Exemple 1 : Vérification des éligibilités CPF
  • Exportez les certifications inscrites au RNCP ou Répertoire Spécifique depuis votre EDOF. Croisez ces informations avec les offres affichées sur votre site pour garantir une communication alignée.
• Exemple 2 : Extraction des données pour le BPF
  • Utilisez les outils d’export proposés par EDOF pour obtenir les données de financement CPF (montants reçus, profils des apprenants). Ces informations peuvent être directement intégrées dans la section financière du BPF.

3. Préparer le BPF efficacement

Le remplissage du BPF peut devenir une tâche simple avec les bonnes pratiques :

• Exemple 1 : Automatisation via un ERP
  • Si vous utilisez un logiciel comme Digiforma ou Dendreo, configurez-le pour classer automatiquement vos recettes par source (CPF, autofinancement, OPCO). Au moment du BPF, il suffit d’exporter ces données pour remplir la partie financière.
• Exemple 2 : Répartition des formations
  • Créez un tableau Excel où chaque ligne représente une session de formation avec les colonnes suivantes :
    • Nom de la formation.
    • Type de financement (CPF, entreprise, particulier).
    • Durée (heures).
    • Nombre d’apprenants.
  • Ce tableau facilite la répartition des activités pédagogiques dans le BPF.

4. Gérer les relations avec les OPCO

Les OPCO jouent un rôle clé dans le financement des formations des entreprises. Voici des astuces pour collaborer efficacement :

• Exemple 1 : Anticipation des justificatifs
  • Utilisez un modèle standardisé pour les feuilles de présence et les conventions de formation. Les OPCO demandent souvent ces documents pour valider le financement.
  • Conservez une copie numérique dans votre ERP pour pouvoir la transmettre rapidement.
• Exemple 2 : Suivi des versements
  • Tenez un registre des paiements OPCO en indiquant :
    • Montant attendu.
    • Montant reçu.
    • Actions financées.
  • Cela simplifie le croisement des chiffres pour le BPF et l’audit Qualiopi.

5. Utiliser les outils numériques pour gagner en efficacité

1. Digiforma :

• Logiciel dédié aux organismes de formation.
• Fonctionnalités : gestion des sessions, CRM, suivi des apprenants, et génération de rapports Qualiopi et BPF.

2. Dendreo :

• ERP complet avec automatisation des documents administratifs (conventions, feuilles de présence, certificats).
• Intégration possible avec EDOF et export simplifié des données pour le BPF.

3. Excel ou Google Sheets (personnalisé) :

• Pour les petits organismes sans ERP, créez un tableau unique pour centraliser :
  • Nombre de formations, apprenants, et financements.
  • Retours qualitatifs des apprenants pour Qualiopi.

4. Typeform ou Google Forms :

• Outils simples pour collecter et analyser les feedbacks des apprenants.
• Export des résultats en format tableur pour inclusion dans le BPF et Qualiopi.

5. Notion ou Trello :

• Outils de gestion de projet permettant de suivre les échéances Qualiopi, BPF, et EDOF.
• Création de tableaux de bord pour centraliser toutes les tâches et documents à préparer.

Anticiper les audits et les contrôles

Audit Qualiopi

• Simulation interne : Organisez une simulation d’audit avec un consultant ou un référent qualité.
• Dossiers types : Préparez un classeur numérique ou physique avec :
  • Les conventions de formation.
  • Les preuves d’évaluation des compétences.
  • Les retours des apprenants.

Contrôles administratifs (DREETS)

• Préparation des justificatifs BPF : Tenez à jour un répertoire contenant les documents financiers (factures, bilans comptables) et pédagogiques (fiches d’évaluation, relevés d’assiduité).
• Coopération proactive : Répondez rapidement aux demandes de précision pour éviter tout retard ou suspension d’activité.

Coordonner efficacement le BPF, Qualiopi, EDOF et autres outils demande une approche rigoureuse et l’usage d’outils adaptés. En automatisant les tâches répétitives, en centralisant les données et en anticipant les contrôles, les organismes de formation peuvent non seulement garantir leur conformité, mais aussi valoriser leur activité auprès des bénéficiaires et financeurs.

1. Comprendre le rôle de chaque outil

Avant de coordonner ces outils, il est essentiel de comprendre leurs rôles :

2. Centraliser les données avec un ERP (logiciel de gestion)

Un ERP (Entreprise Resource Planning) dédié à la formation peut devenir la pièce maîtresse pour synchroniser les données issues de ces outils. Voici comment :

Saisie unique des données : Par exemple, les données des inscriptions sur EDOF (bénéficiaires, sessions) peuvent alimenter automatiquement les rapports BPF.
Tableaux de bord consolidés : Un ERP permet de suivre en temps réel les indicateurs requis pour Qualiopi (retours des apprenants, évaluation des compétences).
Exportation facile : Génération automatique des rapports pour le BPF ou Qualiopi.
Exemple d’ERP : Dendreo, Digiforma ou Ypareo, adaptés aux organismes de formation.

3. Étape par étape : remplir et coordonner les outils

1 : Structurer vos processus Qualiopi

• • Préparez vos documents Qualiopi :
    • Dossiers pédagogiques (contenu des formations, évaluations).
    • Processus de suivi (feedback, taux de réussite).
    • Données sur l’accessibilité (publics en situation de handicap).
  • Utilisez ces données pour le BPF :
    • Les informations collectées pour Qualiopi (types de formations, satisfaction) peuvent être directement intégrées dans le BPF.

2 : Optimisez l’utilisation d’EDOF

• • Mettez à jour vos formations sur EDOF :
    • Vérifiez que les formations affichées sur EDOF sont conformes aux exigences Qualiopi et CPF.
    • Intégrez les inscriptions reçues via EDOF dans vos tableaux de bord.
  • Exportez les données CPF pour le BPF :
    • Nombre de bénéficiaires, financements reçus, types de formations suivies.

3 : Préparez le BPF efficacement

• • Automatisez le pré-remplissage :
    • Exploitez les données issues de votre ERP, de Qualiopi et d’EDOF pour remplir les sections pédagogiques et financières.
  • Vérifiez la cohérence : Assurez-vous que les données du BPF correspondent à celles fournies pour les audits Qualiopi et les déclarations auprès des OPCO.

4 : Collaboration avec les OPCO et France Compétences

• • Justifiez l’utilisation des fonds : Intégrez dans vos process les demandes spécifiques des OPCO (justificatifs, feuilles de présence).
  • Participez à la construction des politiques publiques : France Compétences s’appuie sur les données consolidées (via les BPF et Qualiopi) pour orienter les priorités budgétaires.

4. Assurer une conformité continue

Audit interne régulier

• • Programmez des audits internes pour vérifier que vos données (BPF, Qualiopi, EDOF) sont cohérentes et prêtes en cas de contrôle.
  • Utilisez un tableau de suivi pour garantir que chaque processus est respecté :
    • Feedback des apprenants (indicateur Qualiopi).
    • Justification des dépenses (OPCO).

Mises à jour réglementaires

• • Maintenez une veille sur les évolutions des dispositifs (nouveaux indicateurs Qualiopi, ajustements du CPF).
  • Participez à des webinaires ou consultez des ressources comme France Compétences et la DREETS.

5. Exploiter les données pour valoriser votre activité

Les données collectées ne servent pas uniquement à la conformité. Elles peuvent être utilisées pour :

• Renforcer votre image : Mettez en avant vos taux de réussite, le nombre de bénéficiaires formés, et la satisfaction des apprenants dans vos communications.
• Optimiser vos offres : Analysez les tendances issues de vos BPF pour identifier les formations les plus demandées.
• Attirer des financements : Une gestion rigoureuse et transparente est un atout pour convaincre des financeurs externes.

Coordonner efficacement le BPF, Qualiopi, EDOF et les outils associés est un levier stratégique pour tout organisme de formation. En adoptant une approche centralisée et proactive, vous gagnez en efficacité, assurez votre conformité et valorisez vos actions auprès des financeurs et bénéficiaires.

1. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Comme mentionné, le BPF est une obligation légale et un outil de suivi clé pour centraliser les informations sur l’activité des organismes de formation. Son rôle dépasse le simple dépôt administratif :

Objectif de conformité : Il garantit que les organismes respectent leur statut et la déclaration d’activité.
Objectif statistique : Il alimente les bases de données nationales pour analyser les dynamiques du secteur.
Lien avec d’autres outils : Le BPF est interconnecté avec Qualiopi et les autres dispositifs de contrôle et de certification.

2. Qualiopi : Un levier de qualité et de contrôle complémentaire

2.1. Présentation de Qualiopi
La certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes qui souhaitent accéder à des financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO).

Objectif : Standardiser les pratiques des organismes autour de critères de qualité.
Focus principal : Garantir que les prestations de formation soient alignées avec les besoins des bénéficiaires et les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).

2.2. Lien entre Qualiopi et le BPF

Complémentarité : Là où le BPF fournit des données quantitatives (chiffres d’affaires, nombre de stagiaires), Qualiopi évalue les processus de qualité mis en œuvre par les organismes.
Traçabilité : Qualiopi oblige les organismes à documenter leurs démarches (suivi des apprenants, modalités pédagogiques, évaluation des actions), ce qui facilite le remplissage du BPF.
Auditabilité : Les données du BPF peuvent être utilisées lors des audits Qualiopi pour justifier l’activité réelle de l’organisme et sa conformité.

3. EDOF : Le Portail d’inscription pour le CPF

3.1. Présentation d’EDOF
L’Espace des Organismes de Formation (EDOF) est la plateforme par laquelle les organismes de formation gèrent leur présence sur Mon Compte Formation (CPF).

Utilité :
Inscrire des formations certifiantes éligibles au CPF.
Suivre les inscriptions et les financements en temps réel.

3.2. Lien avec le BPF

Les formations financées via le CPF doivent être déclarées dans le BPF, sous les lignes budgétaires correspondantes.
Les organismes utilisant EDOF peuvent extraire des données directement depuis la plateforme pour remplir la partie financière du BPF.

4. Autres outils de suivi connectés au BPF

4.1. Démarches auprès des OPCO
Les OPCO (Opérateurs de Compétences) financent une grande partie des formations pour les entreprises.

Les organismes doivent déclarer les financements OPCO dans le BPF.
Les rapports financiers des OPCO permettent de croiser les données du BPF avec les aides reçues.
4.2. France Compétences
France Compétences centralise toutes les informations sur les formations éligibles au CPF, les budgets alloués et les impacts mesurés.

Le BPF sert de base pour alimenter leurs rapports annuels et justifier les politiques publiques dans des documents comme le jaune budgétaire.

4.3. Suivi des dispositifs spécifiques
Certains dispositifs, comme les contrats d’apprentissage ou les reconversions professionnelles (Transitions Pro), nécessitent une traçabilité spécifique.

Ces informations doivent être documentées pour Qualiopi et intégrées au BPF pour un suivi global.

5. Enjeux pour les organismes de formation

5.1. Coordination administrative

Les organismes doivent synchroniser leurs données entre différents outils (EDOF, Qualiopi, dossiers OPCO) pour garantir une cohérence avec le BPF.
Une gestion centralisée, souvent via un ERP de formation, facilite cette coordination.

5.2. Valorisation de la qualité

Qualiopi met en avant les processus qualitatifs, tandis que le BPF apporte des preuves quantitatives.
Ensemble, ces outils permettent de démontrer à la fois l’efficacité et la conformité de l’organisme.

5.3. Anticipation des contrôles

Le croisement des données issues du BPF, de Qualiopi et des plateformes comme EDOF permet aux organismes d’être préparés aux contrôles (DREETS, audits Qualiopi).

Le BPF, Qualiopi, EDOF et d’autres outils de suivi forment un écosystème interconnecté qui structure le secteur de la formation professionnelle en France. Pour les organismes, il est impératif de maîtriser ces outils, non seulement pour répondre aux obligations légales, mais aussi pour valoriser leurs actions et optimiser leurs stratégies.

Une gestion rigoureuse et coordonnée entre ces dispositifs peut devenir un avantage compétitif, assurant une transparence totale et un alignement avec les politiques publiques.

 1. Augmentation des entrées en formation professionnelle

En 2022, le nombre de personnes entrées en formation professionnelle (hors apprentissage) a augmenté de 11 %, atteignant 31,3 millions de personnes.

Cette hausse reflète une dynamique positive dans l’accès à la formation, bien que le détail des entrées par situation professionnelle ne soit pas précisé.

2. Dépenses des entreprises en formation

Les entreprises ont accru leurs dépenses en formation de 71 % sur les dix dernières années.

Cette progression souligne l’importance croissante accordée au développement des compétences au sein des organisations.

3. Soutien à l’apprentissage

Le gouvernement maintient son soutien aux employeurs d’apprentis, avec des aides à l’embauche des alternants prévues à hauteur de 3,9 milliards d’euros pour l’apprentissage et 273 millions d’euros pour les contrats de professionnalisation en 2024.

Cependant, les conditions d’aide sont appelées à évoluer, ce qui pourrait impacter les stratégies des organismes de formation.

4. Réformes et ajustements budgétaires

Le secteur de la formation professionnelle pourrait être concerné par des ajustements budgétaires dans le cadre des efforts de réduction du déficit public.

Ces potentielles réductions de financement nécessitent une vigilance accrue de la part des acteurs du secteur.

Recommandations pour les organismes de formation

1. Diversification des offres de formation

Face à l’augmentation des entrées en formation, il est crucial de diversifier les programmes pour répondre aux besoins variés des apprenants et des entreprises. Cela inclut le développement de formations en ligne, de modules courts et de parcours certifiants adaptés aux évolutions du marché du travail.

2. Collaboration avec les entreprises

Étant donné la hausse significative des dépenses des entreprises en formation, les organismes devraient renforcer les partenariats avec le secteur privé. Proposer des formations sur mesure et co-construites avec les entreprises peut répondre efficacement à leurs besoins spécifiques en compétences.

3. Suivi des évolutions des aides à l’apprentissage

Les modifications prévues dans les conditions d’aide à l’apprentissage nécessitent une veille attentive. Les organismes doivent adapter leurs stratégies en conséquence, en informant les employeurs et les apprenants des changements et en ajustant leurs offres pour maximiser les opportunités de financement.

4. Anticipation des contraintes budgétaires

Les possibles réductions budgétaires imposent une gestion rigoureuse des ressources. Il est recommandé d’optimiser les processus internes, de rechercher des financements alternatifs et de valoriser l’efficacité des formations proposées pour maintenir la qualité malgré les contraintes financières.

5. Veille stratégique et adaptation continue

Le secteur de la formation professionnelle est en constante évolution. Les organismes doivent maintenir une veille stratégique sur les politiques publiques, les besoins du marché et les innovations pédagogiques pour rester compétitifs et pertinents.

Le Jaune budgétaire 2024 met en lumière des tendances significatives dans le domaine de la formation professionnelle. Pour les organismes de formation, il est essentiel de s’adapter à ces évolutions en diversifiant leurs offres, en renforçant les partenariats avec les entreprises et en anticipant les changements budgétaires. Une approche proactive et flexible permettra de tirer parti des opportunités tout en naviguant efficacement dans un environnement en mutation.

Le jaune budgétaire est accessible en ligne via des plateformes officielles, notamment :

Le site du ministère de l’Économie et des Finances :

Les documents annexes au projet de loi de finances sont publiés chaque année sur le site officiel budget.gouv.fr.

Le site de l’Assemblée nationale et celui du Sénat :

Les jaunes budgétaires sont intégrés dans les documents accompagnant l’examen du projet de loi de finances.

Les portails dédiés aux politiques publiques :

Certains portails comme vie-publique.fr offrent une présentation vulgarisée des informations du jaune budgétaire.

Les données du jaune budgétaire : sont-elles fiables ?

Les données présentées dans le jaune budgétaire sont globalement fiables, car elles reposent sur des sources officielles et des méthodologies rigoureuses. Voici sur quoi elles s’appuient :

1. Sources des données

• Budget voté : Le jaune budgétaire s’appuie sur les crédits inscrits dans la loi de finances, qui a été débattue et votée par le Parlement.
• Données administratives : Les informations proviennent des différents ministères, en particulier le ministère du Travail pour la formation professionnelle.
• Études statistiques : Des organismes comme la Dares (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques) et l’INSEE contribuent à fournir des chiffres détaillés et contextualisés.

2. Données prévisionnelles et consolidées

Les dépenses prévues : Une partie des données repose sur des prévisions pour l’année à venir. Par exemple, les budgets alloués à certains dispositifs comme le CPF ou les OPCO sont des estimations basées sur les tendances passées et les priorités politiques.
Les dépenses consolidées : Le jaune budgétaire intègre également des chiffres réels de l’année précédente, offrant un recul pour analyser les évolutions budgétaires.

3. Limites possibles des données

• Hypothèses politiques : Certaines projections peuvent être influencées par les priorités gouvernementales et les arbitrages budgétaires en cours.
• Délai dans les rapports : Les données consolidées peuvent avoir un décalage avec la réalité économique, notamment lorsque des réformes ou des crises modifient les prévisions (exemple : pandémie, inflation).
• Exemple pratique : données pour la formation professionnelle

Si vous consultez le jaune budgétaire 2024 sur la formation professionnelle, vous y trouverez :

• Les montants alloués à différents dispositifs : CPF, apprentissage, formation des demandeurs d’emploi, reconversion professionnelle.
• Les évolutions des dépenses publiques : Comparaison avec les années précédentes, pour repérer les priorités.
• L’impact des politiques publiques : Indicateurs d’efficacité des fonds dépensés, tels que le nombre de formations financées ou le taux de retour à l’emploi.

Le jaune budgétaire est une source fiable et essentielle pour les acteurs de la formation professionnelle. Cependant, il est important de comprendre que certaines données sont prévisionnelles et peuvent varier en fonction des conditions économiques et des priorités politiques. Pour maximiser leur usage, les organismes de formation peuvent combiner ces informations avec des données terrain et des rapports d’organismes comme les OPCO ou Pôle Emploi.

Le terme « jaune budgétaire » fait référence à la couleur de la couverture de ces documents annexes au projet de loi de finances. Chaque année, le gouvernement publie ces annexes pour offrir une vision détaillée des dépenses et des orientations budgétaires dans divers domaines, y compris la formation professionnelle. Ces documents sont disponibles sur le site officiel du budget du gouvernement français. 

À qui sert le jaune budgétaire ? 

Le jaune budgétaire est principalement destiné aux parlementaires, aux décideurs publics et aux professionnels du secteur concerné. Il leur fournit une compréhension approfondie des allocations budgétaires, des priorités gouvernementales et des évolutions financières dans le domaine de la formation professionnelle. Les organismes de formation peuvent utiliser ces informations pour adapter leurs stratégies et mieux comprendre les tendances du secteur. 

Comment est-il établi ? 

L’élaboration du jaune budgétaire est un processus collaboratif impliquant plusieurs acteurs : 

– Collecte de données : Les ministères, notamment le ministère du Travail, collectent des données financières et statistiques sur la formation professionnelle. 

– Analyse : Des organismes tels que la Dares (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques) analysent ces données pour fournir des insights pertinents. 

– Rédaction : Les informations sont compilées et présentées de manière structurée dans le jaune budgétaire, accompagnées d’analyses et de commentaires pour contextualiser les chiffres. 

Quelle importance pour les organismes de formation ? 

Pour les organismes de formation, le jaune budgétaire est une source précieuse d’informations : 

– Orientation stratégique : Comprendre les priorités budgétaires permet d’aligner les offres de formation sur les secteurs soutenus par les financements publics. 

– Anticipation des évolutions : Les tendances présentées dans le jaune budgétaire aident à anticiper les changements dans le secteur et à adapter les programmes en conséquence. 

– Accès aux financements : Connaître les allocations budgétaires spécifiques peut guider les organismes vers les opportunités de financement disponibles. 

Le jaune budgétaire est un outil essentiel pour les acteurs de la formation professionnelle en France. Il offre une transparence sur les orientations budgétaires et permet aux organismes de formation de s’adapter aux priorités gouvernementales, assurant ainsi une meilleure adéquation entre l’offre de formation et les besoins du marché du travail.