Formation professionnelle

1. Définition de la sous-traitance

Relation contractuelle : Le sous-traitant intervient sous l’autorité et les instructions de l’organisme de formation donneur d’ordre, souvent via un contrat de sous-traitance qui précise la nature de la mission, ses objectifs et ses conditions.
Non-référencement direct : Contrairement à l’organisme principal, le sous-traitant n’est pas directement visible ou inscrit sur des plateformes comme Mon Compte Formation (CPF).

2. Quand devient-on sous-traitant dans la pratique ?

Cas typiques :

• Un organisme de formation confie une partie de ses prestations à un formateur indépendant pour compléter une offre spécifique.
• Le formateur réalise la formation sous le nom de l’organisme principal et selon ses processus.

Action encadrée par Qualiopi :
À partir du moment où une action de formation fait l’objet d’une facturation indirecte via un donneur d’ordre, le formateur est considéré comme sous-traitant.

3. Obligations du sous-traitant

Pour respecter la réglementation en vigueur, notamment avec les nouvelles exigences de Qualiopi (applicables dès avril 2024), le formateur-sous-traitant doit :

• Être certifié Qualiopi, sauf exceptions (CA < 77 700 € et micro-entreprise).
  Respecter les indicateurs Qualiopi spécifiques qui s’appliquent à la mission confiée, tels que la collecte des retours des apprenants ou l’adaptation aux besoins spécifiques (par exemple, inclusion du handicap).
• Avoir un contrat clair avec l’organisme principal détaillant les objectifs, les moyens, la durée et les conditions de réalisation

4. Exclusion de certaines pratiques

Sous-traitance en cascade interdite : Un sous-traitant ne peut pas déléguer à un tiers la prestation qu’il a lui-même acceptée de l’organisme principal.
Déréférencement : Un formateur ou organisme non conforme (par exemple, exclu de Mon Compte Formation) ne peut pas agir comme sous-traitant.

 
Un formateur devient sous-traitant dès qu’il agit pour un organisme principal, sans gérer directement la relation avec les bénéficiaires. Cette relation est encadrée par des obligations strictes, particulièrement en matière de certification Qualiopi et de formalisation contractuelle. Cette démarche vise à garantir la qualité et la traçabilité des formations financées, notamment via le CPF.

1. Éligibilité des formations au CPF : Les critères essentiels

Pour qu’une formation soit éligible au Compte Personnel de Formation (CPF), elle doit répondre à des critères stricts :

Inscription au RNCP ou Répertoire Spécifique : La formation doit figurer au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou être inscrite au Répertoire Spécifique, garantissant sa qualité et sa pertinence professionnelle.
Objectifs précis : Les formations doivent viser une certification, un bloc de compétences ou une habilitation reconnue par des autorités compétentes.
Respect des standards Qualiopi : L’organisme de formation doit être certifié Qualiopi, garantissant une démarche qualité selon des indicateurs définis.
Le CPF finance uniquement les formations qui renforcent l’employabilité, et ces conditions permettent d’éviter les abus tout en sécurisant les financements

2. Sous-traitance et Qualiopi : Les nouvelles exigences en 2024

Les nouvelles réglementations sur la sous-traitance dans le cadre du CPF imposent des règles renforcées pour garantir la qualité et la transparence des prestations :

Certification Qualiopi obligatoire pour les sous-traitants :

À partir du 1er avril 2024, tout sous-traitant réalisant des actions éligibles au CPF doit être certifié Qualiopi, sauf s’il relève du régime micro-social et réalise un chiffre d’affaires annuel inférieur à 77 700 € HT.
Cette certification garantit la conformité aux normes de qualité et responsabilise directement les sous-traitants.

Interdiction de sous-traitance en cascade :

Un sous-traitant ne peut déléguer l’exécution de la prestation confiée, afin de préserver la traçabilité et la qualité des actions réalisées.
Obligations contractuelles renforcées :

Les contrats de sous-traitance doivent être détaillés, incluant les objectifs, le contenu, les moyens mobilisés, les modalités de suivi, et les aspects financiers. Ces éléments sont indispensables pour garantir la transparence et éviter les dérives

3. Impacts pour les formateurs indépendants

Pour les formateurs souhaitant travailler en sous-traitance avec des organismes de formation, les nouvelles règles impliquent :

Obtenir la certification Qualiopi : Cela représente un investissement, mais elle devient incontournable pour toute activité impliquant des actions CPF, sauf exception liée au régime micro-social.
Se conformer aux obligations de suivi : Collecte des retours des apprenants et respect des objectifs pédagogiques fixés par l’organisme commanditaire.
Choisir ses collaborations avec soin : Travailler avec des organismes de formation certifiés et fiables pour éviter tout risque de non-conformité ou de sanctions.

 
La certification Qualiopi et les nouvelles régulations de sous-traitance renforcent la professionnalisation du secteur de la formation. Si ces règles complexifient l’accès pour les indépendants, elles assurent une meilleure qualité des prestations pour les bénéficiaires. Les formateurs doivent se préparer à ces exigences, en investissant dans leur certification et en structurant leurs partenariats avec les organismes.

1. Construire une présence en ligne

• Créer un site web professionnel : Présentez vos services, vos expériences, et des témoignages de clients.
• Utiliser les réseaux sociaux : LinkedIn est idéal pour développer des relations avec d’autres professionnels et trouver des opportunités.
• Partager du contenu pertinent : Publiez des articles, des vidéos ou des webinaires pour démontrer votre expertise et attirer l’attention.

2. Intégrer des communautés professionnelles

• Rejoindre des associations de formateurs : Comme les Acteurs de la Compétences (ex FFP), qui offrent des opportunités de networking et des ressources.
• Participer à des événements : Conférences, salons, ou meetups vous permettent de rencontrer des prospects et des partenaires.

3. Établir des partenariats stratégiques

• Collaborer avec des organismes de formation : Sous-traitez vos services à des acteurs bien établis pour accéder à leurs réseaux et clients.
• Proposer des formations en co-animation : S’allier avec d’autres formateurs pour offrir des contenus complémentaires et élargir votre audience.

4. Fidéliser vos apprenants

• Créer un CRM : Gérez vos contacts et suivez vos interactions pour personnaliser vos approches.
• Développer des programmes de fidélité : Offrez des réductions ou des bonus pour encourager les apprenant

5. Investir dans la visibilité locale

• Contacter les entreprises locales : Proposez des formations en interne adaptées à leurs besoins.
• Valoriser les dispositifs existants : Mettez en avant vos formations éligibles au CPF (si vous en avez) pour attirer un public ciblé.

Le réseau est une clé essentielle pour réussir dans la formation. En combinant une stratégie de visibilité, des partenariats, et des relations solides avec votre public, vous maximisez vos chances de pérenniser votre activité. Être visible et connecté est tout aussi important que de posséder les compétences pédagogiques nécessaires.

 Les critères pour devenir formateur il y a 40 ans

• Expertise métier : Une maîtrise approfondie d’un domaine était le prérequis principal. Souvent issue d’une expérience professionnelle ou académique solide.
• Capacités de transmission : Savoir expliquer clairement et captiver un public. Une bonne communication orale était essentielle.
• Aucune certification formelle : Pas d’obligation légale ou réglementaire pour justifier sa capacité à former. Les critères actuels pour devenir formateur
• Compétences pédagogiques certifiées : Obligation de maîtriser les bases de la pédagogie, notamment l’ingénierie de formation et l’adaptation aux publics variés. Certifications recommandées, comme le Titre Professionnel de Formateur Professionnel d’Adultes (FPA).
• Expertise métier et transversalité : En plus de leur spécialité, les formateurs doivent intégrer des notions transversales (soft skills, digitalisation).
• Maîtrise des outils numériques : Utilisation des plateformes LMS, outils collaboratifs et solutions digitales pour la formation à distance.
• Conformité aux normes et dispositifs légaux : Connaissance des dispositifs tels que le CPF (Compte Personnel de Formation) ou Qualiopi.
• Capacités d’adaptation : Savoir personnaliser les approches pédagogiques selon les profils des apprenants (jeunes actifs, seniors, reconversions).

Comparatif synthétique des critères

Critères Il y a 40 ans Aujourd’hui

• Expertise métier Central Indispensable mais accompagnée de soft skills.
• Compétences pédagogiques Non formalisées Formation et certification obligatoires.
• Technologies Inexistantes Maîtrise des outils numériques.
• Normes et régulations Pas de cadre spécifique Conformité légale (Qualiopi, CPF, RGPD).
• Flexibilité Public homogène Approches diversifiées selon les publics.

Devenir formateur aujourd’hui est un véritable métier structuré et exigeant. Si les bases restent la maîtrise d’un domaine et la transmission, les formateurs modernes doivent composer avec des exigences pédagogiques, légales, et technologiques bien plus importantes. Une évolution qui renforce la professionnalisation, mais qui peut aussi dissuader certains experts. Il y a 40 ans vous pouviez enseigner facilement et en faire votre métier tout aussi facilement. Seule la réussite de vos formations étaient le critère déterminant

Zoom sur Digiforma : l’outil de gestion pour les organismes de formation

Digiforma est un ERP (logiciel de gestion) conçu spécifiquement pour les organismes de formation. Il est largement utilisé pour simplifier la gestion administrative et pédagogique, tout en facilitant la conformité avec des obligations comme le BPF, Qualiopi et les inscriptions CPF via EDOF. Voici un guide sur ses principales fonctionnalités et sur comment l’utiliser efficacement.

1. Pourquoi choisir Digiforma ?

Avantages clés

1. Centralisation des données :
   1. Regroupe toutes les informations sur les formations, apprenants, sessions, et financements en un seul endroit.
2. Automatisation des tâches administratives :
   1. Génération automatique de conventions de formation, attestations de présence, factures, etc.
3. Préparation simplifiée pour Qualiopi :
   1. Tableaux de bord clairs pour suivre les indicateurs de qualité (satisfaction des apprenants, retour sur les objectifs).
4. Connexion à EDOF :
   1. Compatible avec la plateforme CPF pour gérer les formations éligibles et suivre les inscriptions.
5. Gain de temps :
   1. Réduction des tâches répétitives grâce à des outils d’automatisation.

2. Fonctionnalités principales de Digiforma

2.1. Gestion des sessions de formation

• Planification et organisation des sessions (en présentiel ou à distance).
• Suivi des présences et des évaluations des apprenants.
• Création de feuilles d’émargement numériques ou physiques.

2.2. Suivi des apprenants et des clients

• Gestion des profils des apprenants (coordonnées, historique de formation).
• Automatisation des rappels et emails pour maintenir une relation fluide avec les clients.

2.3. Préparation et dépôt du BPF

• Digiforma propose un module spécifique pour préparer le Bilan Pédagogique et Financier :
  • Données exportables sous le format requis pour le dépôt auprès de la DREETS.
  • Répartition automatique des financements (CPF, OPCO, autofinancement).

2.4. Indicateurs Qualiopi

• Suivi des questionnaires de satisfaction et des retours des apprenants.
• Création de tableaux de bord pour visualiser les taux d’assiduité, de satisfaction et de réussite.
• Archivage des documents nécessaires pour les audits.

2.5. Gestion des financements et de la facturation

• Suivi des paiements (CPF, OPCO, clients directs).
• Génération automatique des factures et conventions.

3. Étapes pour utiliser Digiforma efficacement

Étape 1 : Mise en place des formations

• Créez une fiche pour chaque formation avec :
  • Objectifs pédagogiques.
  • Programme détaillé.
  • Modalités d’évaluation et accessibilité.
• Ajoutez les sessions planifiées et assignez les formateurs.

Étape 2 : Suivi des apprenants

• Enregistrez les participants à chaque session.
• Suivez leurs progrès, assiduité et résultats aux évaluations.

Étape 3 : Collecte des retours Qualiopi

• Activez les questionnaires de satisfaction après chaque session.
• Analysez les résultats pour améliorer vos offres et répondre aux exigences Qualiopi.

Étape 4 : Préparation du BPF

• Utilisez les exports automatiques pour remplir les sections pédagogiques et financières du BPF.
• Vérifiez la cohérence des données avant le dépôt.

Étape 5 : Synchronisation avec EDOF

• Publiez vos formations éligibles CPF sur EDOF directement depuis Digiforma.
• Suivez les inscriptions et gérez les justificatifs pour chaque financement.

4. Coût et accessibilité

Tarifs de Digiforma

Les plans tarifaires commencent à partir d’environ 39 €/mois pour les petits organismes. Le prix augmente en fonction du nombre de formations, d’apprenants et des modules activés.

Accessibilité

• Plateforme accessible en ligne, sans installation locale.
• Interface intuitive adaptée même pour les débutants en gestion d’organisme.

5. Recommandations pour une utilisation optimale

1. Investir dans la formation : Prenez le temps de suivre un tutoriel ou une formation Digiforma pour maîtriser ses fonctionnalités rapidement.
2. Configurer des automatisations : Automatisez les tâches répétitives (emails, documents) pour maximiser votre gain de temps.
3. Utiliser les rapports Qualiopi : Exploitez les tableaux de bord pour prouver votre conformité et identifier les axes d’amélioration.
4. Intégrer vos collaborateurs : Formez vos formateurs ou administrateurs internes à utiliser Digiforma pour une gestion fluide.

Digiforma est un outil puissant qui simplifie la gestion quotidienne des organismes de formation tout en assurant leur conformité avec des dispositifs comme Qualiopi, EDOF et le BPF. Accessible et modulable, il s’adapte aussi bien aux petites structures qu’aux organismes plus importants.

Si vous souhaitez un guide personnalisé pour configurer Digiforma ou des conseils pour tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités, je suis là pour vous accompagner ! 😊

Modèle sur mesure : Tableau centralisé pour un organisme de formation

2. Exemple détaillé de chaque section

3. Outils recommandés pour ce modèle

• Google Sheets ou Excel : Idéal pour personnaliser et gérer facilement ces sections.
• Digiforma ou Dendreo : Ces ERP intègrent automatiquement plusieurs de ces champs dans leurs outils.
• Notion ou Trello : Pour organiser des tâches annexes (rappels administratifs, dates limites pour Qualiopi).

4. Astuces pour une gestion optimale

1. Mise à jour régulière : Prévoyez une mise à jour mensuelle pour éviter d’être submergé lors des audits ou du remplissage du BPF.
2. Automatisation : Exploitez les formules Excel pour calculer automatiquement les totaux financiers ou les moyennes de satisfaction.
3. Validation croisée : Avant le dépôt du BPF, vérifiez que toutes les données sont alignées avec les justificatifs (factures, contrats).

Ce modèle structuré simplifie la coordination des informations nécessaires pour le BPF, Qualiopi et autres obligations administratives. Adaptable à votre taille et vos besoins, il centralise toutes les données critiques, ce qui facilite les contrôles, valorise vos actions et garantit une gestion conforme.

Exemples pratiques pour chaque étape

1. Structurer vos processus Qualiopi

Un des piliers de Qualiopi est la documentation des actions de formation. Voici des pratiques concrètes :

• Exemple 1 : Retours des bénéficiaires
  • À la fin de chaque session, mettez en place un questionnaire de satisfaction numérique (Google Forms, Typeform).
  • Analysez les réponses pour remplir les indicateurs Qualiopi liés à la satisfaction et intégrer ces données dans vos rapports annuels et BPF.
• Exemple 2 : Accessibilité aux personnes en situation de handicap
  • Identifiez un référent handicap dans votre structure.
  • Documentez toutes les adaptations mises en place (par exemple, vidéos sous-titrées, accès aux locaux) et incluez-les dans le rapport d’audit Qualiopi et le BPF.

2. Optimiser l’utilisation d’EDOF

EDOF est essentiel pour gérer les inscriptions via le CPF. Voici comment l’utiliser efficacement :

• Exemple 1 : Vérification des éligibilités CPF
  • Exportez les certifications inscrites au RNCP ou Répertoire Spécifique depuis votre EDOF. Croisez ces informations avec les offres affichées sur votre site pour garantir une communication alignée.
• Exemple 2 : Extraction des données pour le BPF
  • Utilisez les outils d’export proposés par EDOF pour obtenir les données de financement CPF (montants reçus, profils des apprenants). Ces informations peuvent être directement intégrées dans la section financière du BPF.

3. Préparer le BPF efficacement

Le remplissage du BPF peut devenir une tâche simple avec les bonnes pratiques :

• Exemple 1 : Automatisation via un ERP
  • Si vous utilisez un logiciel comme Digiforma ou Dendreo, configurez-le pour classer automatiquement vos recettes par source (CPF, autofinancement, OPCO). Au moment du BPF, il suffit d’exporter ces données pour remplir la partie financière.
• Exemple 2 : Répartition des formations
  • Créez un tableau Excel où chaque ligne représente une session de formation avec les colonnes suivantes :
    • Nom de la formation.
    • Type de financement (CPF, entreprise, particulier).
    • Durée (heures).
    • Nombre d’apprenants.
  • Ce tableau facilite la répartition des activités pédagogiques dans le BPF.

4. Gérer les relations avec les OPCO

Les OPCO jouent un rôle clé dans le financement des formations des entreprises. Voici des astuces pour collaborer efficacement :

• Exemple 1 : Anticipation des justificatifs
  • Utilisez un modèle standardisé pour les feuilles de présence et les conventions de formation. Les OPCO demandent souvent ces documents pour valider le financement.
  • Conservez une copie numérique dans votre ERP pour pouvoir la transmettre rapidement.
• Exemple 2 : Suivi des versements
  • Tenez un registre des paiements OPCO en indiquant :
    • Montant attendu.
    • Montant reçu.
    • Actions financées.
  • Cela simplifie le croisement des chiffres pour le BPF et l’audit Qualiopi.

5. Utiliser les outils numériques pour gagner en efficacité

1. Digiforma :

• Logiciel dédié aux organismes de formation.
• Fonctionnalités : gestion des sessions, CRM, suivi des apprenants, et génération de rapports Qualiopi et BPF.

2. Dendreo :

• ERP complet avec automatisation des documents administratifs (conventions, feuilles de présence, certificats).
• Intégration possible avec EDOF et export simplifié des données pour le BPF.

3. Excel ou Google Sheets (personnalisé) :

• Pour les petits organismes sans ERP, créez un tableau unique pour centraliser :
  • Nombre de formations, apprenants, et financements.
  • Retours qualitatifs des apprenants pour Qualiopi.

4. Typeform ou Google Forms :

• Outils simples pour collecter et analyser les feedbacks des apprenants.
• Export des résultats en format tableur pour inclusion dans le BPF et Qualiopi.

5. Notion ou Trello :

• Outils de gestion de projet permettant de suivre les échéances Qualiopi, BPF, et EDOF.
• Création de tableaux de bord pour centraliser toutes les tâches et documents à préparer.

Anticiper les audits et les contrôles

Audit Qualiopi

• Simulation interne : Organisez une simulation d’audit avec un consultant ou un référent qualité.
• Dossiers types : Préparez un classeur numérique ou physique avec :
  • Les conventions de formation.
  • Les preuves d’évaluation des compétences.
  • Les retours des apprenants.

Contrôles administratifs (DREETS)

• Préparation des justificatifs BPF : Tenez à jour un répertoire contenant les documents financiers (factures, bilans comptables) et pédagogiques (fiches d’évaluation, relevés d’assiduité).
• Coopération proactive : Répondez rapidement aux demandes de précision pour éviter tout retard ou suspension d’activité.

Coordonner efficacement le BPF, Qualiopi, EDOF et autres outils demande une approche rigoureuse et l’usage d’outils adaptés. En automatisant les tâches répétitives, en centralisant les données et en anticipant les contrôles, les organismes de formation peuvent non seulement garantir leur conformité, mais aussi valoriser leur activité auprès des bénéficiaires et financeurs.

1. Comprendre le rôle de chaque outil

Avant de coordonner ces outils, il est essentiel de comprendre leurs rôles :

2. Centraliser les données avec un ERP (logiciel de gestion)

Un ERP (Entreprise Resource Planning) dédié à la formation peut devenir la pièce maîtresse pour synchroniser les données issues de ces outils. Voici comment :

Saisie unique des données : Par exemple, les données des inscriptions sur EDOF (bénéficiaires, sessions) peuvent alimenter automatiquement les rapports BPF.
Tableaux de bord consolidés : Un ERP permet de suivre en temps réel les indicateurs requis pour Qualiopi (retours des apprenants, évaluation des compétences).
Exportation facile : Génération automatique des rapports pour le BPF ou Qualiopi.
Exemple d’ERP : Dendreo, Digiforma ou Ypareo, adaptés aux organismes de formation.

3. Étape par étape : remplir et coordonner les outils

1 : Structurer vos processus Qualiopi

• • Préparez vos documents Qualiopi :
    • Dossiers pédagogiques (contenu des formations, évaluations).
    • Processus de suivi (feedback, taux de réussite).
    • Données sur l’accessibilité (publics en situation de handicap).
  • Utilisez ces données pour le BPF :
    • Les informations collectées pour Qualiopi (types de formations, satisfaction) peuvent être directement intégrées dans le BPF.

2 : Optimisez l’utilisation d’EDOF

• • Mettez à jour vos formations sur EDOF :
    • Vérifiez que les formations affichées sur EDOF sont conformes aux exigences Qualiopi et CPF.
    • Intégrez les inscriptions reçues via EDOF dans vos tableaux de bord.
  • Exportez les données CPF pour le BPF :
    • Nombre de bénéficiaires, financements reçus, types de formations suivies.

3 : Préparez le BPF efficacement

• • Automatisez le pré-remplissage :
    • Exploitez les données issues de votre ERP, de Qualiopi et d’EDOF pour remplir les sections pédagogiques et financières.
  • Vérifiez la cohérence : Assurez-vous que les données du BPF correspondent à celles fournies pour les audits Qualiopi et les déclarations auprès des OPCO.

4 : Collaboration avec les OPCO et France Compétences

• • Justifiez l’utilisation des fonds : Intégrez dans vos process les demandes spécifiques des OPCO (justificatifs, feuilles de présence).
  • Participez à la construction des politiques publiques : France Compétences s’appuie sur les données consolidées (via les BPF et Qualiopi) pour orienter les priorités budgétaires.

4. Assurer une conformité continue

Audit interne régulier

• • Programmez des audits internes pour vérifier que vos données (BPF, Qualiopi, EDOF) sont cohérentes et prêtes en cas de contrôle.
  • Utilisez un tableau de suivi pour garantir que chaque processus est respecté :
    • Feedback des apprenants (indicateur Qualiopi).
    • Justification des dépenses (OPCO).

Mises à jour réglementaires

• • Maintenez une veille sur les évolutions des dispositifs (nouveaux indicateurs Qualiopi, ajustements du CPF).
  • Participez à des webinaires ou consultez des ressources comme France Compétences et la DREETS.

5. Exploiter les données pour valoriser votre activité

Les données collectées ne servent pas uniquement à la conformité. Elles peuvent être utilisées pour :

• Renforcer votre image : Mettez en avant vos taux de réussite, le nombre de bénéficiaires formés, et la satisfaction des apprenants dans vos communications.
• Optimiser vos offres : Analysez les tendances issues de vos BPF pour identifier les formations les plus demandées.
• Attirer des financements : Une gestion rigoureuse et transparente est un atout pour convaincre des financeurs externes.

Coordonner efficacement le BPF, Qualiopi, EDOF et les outils associés est un levier stratégique pour tout organisme de formation. En adoptant une approche centralisée et proactive, vous gagnez en efficacité, assurez votre conformité et valorisez vos actions auprès des financeurs et bénéficiaires.