OF : Les locaux : Atout ou handicap ?

L’été, les salles sont vides… et les charges continuent de tomber

Chaque année, le scénario se répète.

Les stagiaires sont en vacances.

Les entreprises ralentissent leurs plans de formation.

Les appels d’offres sont suspendus.

Les organismes de formation voient leur activité diminuer pendant plusieurs semaines.

Pourtant, une chose ne s’arrête jamais : les charges des locaux.

Le loyer est toujours prélevé.

Le chauffage ou la climatisation continuent de fonctionner.

Les assurances restent dues.

Le ménage, les abonnements Internet, la maintenance informatique ou encore les taxes immobilières ne prennent pas de vacances.

Cette situation conduit de nombreux dirigeants à se poser une question que l’on évoque finalement assez peu :

Un organisme de formation a-t-il encore besoin de posséder des salles de formation ?

La réponse est loin d’être évidente.

Pendant longtemps, les locaux étaient la vitrine d’un organisme de formation

Il y a vingt ans, disposer de locaux constituait presque une évidence.

Un organisme de formation sérieux possédait :

• une réception ;
• plusieurs salles de cours ;
• un secrétariat ;
• des bureaux ;
• parfois une salle informatique ;
• quelquefois un espace de restauration.

Le client venait « au centre de formation ».

Les locaux inspiraient confiance.

Ils donnaient une image de stabilité.

Ils matérialisaient l’existence même de l’entreprise.

Aujourd’hui, cette représentation est largement remise en question.

Les locaux représentent souvent le deuxième poste de dépenses d’un organisme de formation

Lorsqu’on évoque les locaux, beaucoup pensent immédiatement au loyer.

En réalité, le coût est bien plus important.

À celui-ci s’ajoutent notamment :

• les charges de copropriété ;
• l’électricité ;
• le chauffage ou la climatisation ;
• l’entretien ;
• le ménage ;
• les assurances ;
• la fibre Internet ;
• le mobilier ;
• les vidéoprojecteurs ;
• la maintenance technique ;
• les obligations d’accessibilité ;
• les équipements de sécurité.

Autrement dit, une salle vide coûte pratiquement aussi cher qu’une salle occupée.

Cette simple réalité économique explique pourquoi la gestion des locaux devient rapidement un enjeu stratégique.

Lorsque l’on gère plusieurs centres de formation, la question change complètement d’échelle

Nous avons connu cette situation.

À une période, notre groupe exploitait 36 organismes de formation répartis sur l’ensemble du territoire français.

À cette échelle, le problème n’était plus seulement de vendre des formations.

Il fallait également optimiser l’utilisation des bâtiments.

Chaque salle inutilisée représentait un coût.

Chaque journée sans stagiaire pesait directement sur la rentabilité.

Très rapidement, nous avons compris qu’il fallait raisonner autrement.

Nous avions créé une équipe chargée… de louer les salles inoccupées

Cette décision surprend souvent.

Pourtant, elle répondait à une logique économique très simple.

Lorsque les salles n’étaient pas utilisées pour nos formations, elles étaient proposées à d’autres utilisateurs :

• associations ;
• entreprises ;
• cabinets de recrutement ;
• réunions professionnelles ;
• assemblées générales ;
• conférences ;
• examens ;
• événements locaux.

Autrement dit, nos salles devenaient un actif économique à part entière.

Cette activité permettait de compenser une partie des charges fixes.

Aujourd’hui encore, beaucoup d’organismes de formation pourraient s’inspirer de cette approche.

À l’inverse, certains organismes ne possèdent plus aucun local

Le phénomène inverse se développe rapidement.

De nombreux OF travaillent désormais :

• directement dans les entreprises clientes ;
• dans des hôtels ;
• dans des centres d’affaires ;
• dans des espaces de coworking ;
• dans des salles municipales.

Leur principal avantage est évident.

Ils ne supportent quasiment plus de charges immobilières permanentes.

Ils louent uniquement lorsqu’une session est confirmée.

Leur modèle économique est beaucoup plus souple.

Peut-on être crédible sans posséder de salles ?

La réponse est clairement :

Oui.

Tout dépend du type de formation.

Une formation en management peut parfaitement être organisée chez le client.

Une formation à l’intelligence artificielle peut être réalisée dans un espace de coworking.

À l’inverse, certaines activités nécessitent des équipements spécifiques :

• coiffure ;
• esthétique ;
• maintenance industrielle ;
• cuisine ;
• métiers techniques.

Dans ces cas, les plateaux techniques restent indispensables.

La question n’est donc pas de savoir s’il faut ou non des locaux.

La véritable question est de déterminer si ces locaux créent de la valeur.

Les locaux peuvent devenir un formidable outil commercial

Beaucoup de dirigeants ne regardent leurs salles qu’à travers leur coût.

Pourtant, elles peuvent également générer du chiffre d’affaires.

Comment ?

En développant des activités complémentaires.

Nous avons déjà évoqué dans un précédent article le potentiel des formations de loisirs.

Pourquoi laisser des salles vides pendant les vacances scolaires ou le samedi après-midi ?

Certaines activités rencontrent un réel succès :

• dessin ;
• aquarelle ;
• photographie ;
• vidéo amateur ;
• œnologie ;
• astronomie ;
• informatique familiale ;
• réseaux sociaux ;
• intelligence artificielle grand public.

Ces formations permettent :

• de faire vivre les locaux ;
• de générer des recettes complémentaires ;
• de faire connaître l’organisme de formation à un nouveau public.

Dans notre expérience, ces activités ont même constitué un excellent moyen de fidéliser des partenaires comme les CSE, qui recherchaient régulièrement ce type d’offres pour leurs salariés.

Le modèle hybride semble aujourd’hui le plus pertinent

Beaucoup d’organismes choisissent désormais une solution intermédiaire.

Ils conservent :

• un siège social ;
• une ou deux salles permanentes ;
• un espace de démonstration.

Et complètent leur offre grâce à :

• la location ponctuelle ;
• le coworking ;
• les hôtels ;
• les salles communales ;
• les locaux des entreprises clientes.

Cette organisation limite les coûts fixes tout en conservant une image professionnelle.

Les indicateurs qu’un dirigeant devrait suivre

Comme toute décision stratégique, celle des locaux doit être pilotée.

Quelques indicateurs sont particulièrement utiles :

• taux d’occupation des salles ;
• coût annuel par mètre carré ;
• coût d’une journée de formation présentielle ;
• chiffre d’affaires généré par salle ;
• nombre de jours d’inoccupation.

Ces données permettent de prendre des décisions rationnelles plutôt que de conserver des locaux par habitude.

Les locaux ne doivent plus être une charge passive

L’époque où une salle de formation pouvait rester vide plusieurs semaines sans conséquence est révolue.

Aujourd’hui, chaque mètre carré doit être considéré comme un investissement.

S’il ne produit pas de valeur pédagogique, il doit produire de la valeur économique.

Cette réflexion conduit naturellement les organismes de formation à explorer de nouveaux marchés : formations de loisirs, événements, location de salles, ateliers grand public ou partenariats avec des associations et des CSE.

Donc

Les locaux restent un formidable outil lorsqu’ils sont pleinement utilisés.

En revanche, ils deviennent rapidement un poids financier lorsqu’ils restent inoccupés.

La bonne question n’est donc plus :

« Faut-il posséder des salles de formation ? »

Mais bien :

« Comment faire en sorte que chaque mètre carré contribue au développement de mon organisme de formation ? »

Pour certains, la réponse passera par la location ponctuelle.

Pour d’autres, par les formations de loisirs.

Pour d’autres encore, par un modèle hybride combinant présentiel, distanciel et locations occasionnelles.

L’essentiel est de ne plus considérer les locaux comme une simple charge, mais comme un véritable levier stratégique.