Formations-conseils

⏳ 1. Comprendre les délais à anticiper

Avant tout, il faut poser les jalons logistiques et administratifs :

🎯 Total moyen : 4 à 6 semaines, dans le meilleur des cas.
Or les rentrées sont souvent figées (septembre, octobre, janvier…) : il faut donc travailler ce tunnel dès le printemps ou l’été.

🧰 2. Que peut faire un OF pendant ce laps de temps ?

🧠 a) Qualifier et orienter finement le projet du jeune

➡️ Objectif : ne pas perdre de temps sur des profils flous

• Fiche projet / motivation
• Test de niveau ou test métier
• Simulation entretien
• Diagnostic de disponibilité géographique / mobilité

💡 Plus le projet est clair, plus le placement est rapide.

📄 b) Monter le dossier administratif complet dès le départ

➡️ Objectif : éviter les allers-retours administratifs au moment du contrat

Inclure dès le premier rendez-vous :

• Pièce d’identité
• Justificatif de domicile
• Dernier diplôme ou attestation de scolarité
• CV à jour
• Lettre de motivation (ou script oral en vidéo)
• Projet de formation / fiche motivation

🎯 Cela permet une réactivité maximale quand une entreprise dit oui.

🤝 c) Lancer la préparation active à l’entretien

➡️ Objectif : transformer un jeune “en attente” en candidat prêt à convaincre

Ateliers à proposer :

• Coaching individuel 20 minutes
• Atelier « pitch 3 minutes »
• Mise en situation entretien entreprise
• Simulations téléphoniques
• Écriture d’un mail d’introduction professionnel

💡 Ces actions peuvent être en présentiel ou en distanciel (visiocoaching rapide).

📂 d) Engager le jeune dans un mini-programme d’accompagnement

➡️ Objectif : garder le lien et entretenir la motivation

Exemple de parcours « pré-contrat » :

• J1 : Entretien d’entrée + test motivation
• Semaine 1 : Création du CV et prise en main de la messagerie professionnelle
• Semaine 2 : Envoi de 3 candidatures avec le CRE
• Semaine 3 : Simulation + retour d’expérience

👣 Cela donne un rythme visible au parcours, valorise l’OF, et sécurise le placement.

🧾 e) Anticiper les besoins de l’entreprise

➡️ Objectif : avoir des offres réelles en main au moment de la proposition

• Le chargé de relations entreprises peut :
• Relancer les partenaires dès avril/mai pour connaître leurs intentions de recrutement
• Préqualifier les profils disponibles

Tenir à jour une « bourse des contrats » interne partagée avec le pôle candidats

💡 Résultat : quand le jeune est prêt, on a une entreprise sous la main.

📦 3. Outils pour structurer ce tunnel de transformation

🧩 4. Bonnes pratiques terrain

• Créer un “statut intermédiaire” dans le CRM : “Candidat en phase placement”
• Prévoir un mini-kit communication pro : mail + CV + fiche formation à donner au jeune
• Organiser une visio collective hebdo pour ceux “en attente” → re-motivation + annonces offres
• Nommer un référent “transformation” qui supervise ce tunnel pour éviter la perte de candidats

🚀 5. Bénéfices pour l’OF

✔️ Meilleur taux de remplissage
✔️ Moins de stress en rentrée (moins de dossiers incomplets)
✔️ Moins de ruptures post-rentrée (projet plus solide)
✔️ Une image plus pro auprès des jeunes et des entreprises
✔️ Une traçabilité utile pour Qualiopi (indicateur 24, 26 et 28)

Dans l’alternance, le temps joue contre nous.
Entre le premier contact et la rentrée, chaque jour compte.
Ce que fait un OF pendant cette phase intermédiaire détermine le taux de transformation, la qualité des placements… et la santé économique du dispositif.

🎯 Ne laissons pas ce temps “entre deux” devenir un trou noir : transformons-le en parcours actif de pré-placement, structuré, valorisant et piloté.

🛤️ 1. Le parcours candidat jusqu’à l’entretien entreprise

Dans un modèle classique de placement en alternance, le parcours se déroule ainsi :

• Inscription ou sélection du candidat dans l’OF
• Préparation du CV et du discours (coaching, atelier posture)
• Matching par le chargé de relations entreprises (CRE) : CV vs entreprise
• Transmission du profil à l’employeur
• Fixation du RDV d’entretien (souvent par le CRE lui-même)
• Entretien d’embauche

🔁 Retour d’expérience post-entretien (s’il existe…)

➡️ Et c’est justement cette 7e étape qui est trop souvent absente ou floue, alors qu’elle peut :

• Expliquer un refus,
• Corriger une erreur de posture,
• Valoriser une entreprise engagée,
• Affiner les appariements suivants.
•  

🗂️ 2. Pourquoi structurer le retour d’entretien ?

Le retour d’entretien n’est pas un luxe, c’est une exigence qualitative.

Pour le jeune :

• Il apprend ce qui a fonctionné ou non
• Il est revalorisé après un refus
• Il devient acteur de son parcours (réflexivité)

Pour le CRE :

• Il peut améliorer son matching pour ce candidat
• Il ajuste son argumentaire pour l’entreprise
• Il évite les redondances (ne pas reproposer la même entreprise à un jeune déjà reçu)

Pour le coordinateur :

• Il observe l’efficacité globale de la chaîne de placement
• Il repère des entreprises ouvertes ou fermées au partenariat
• Il peut construire une cartographie dynamique des partenaires

🧰 3. Comment mettre en place ce suivi ? Outils possibles

✅ Option 1 : Google Forms ou outil “maison”

Facile, rapide, gratuit. Le jeune remplit un formulaire post-entretien, envoyé automatiquement par mail ou WhatsApp.

Exemples de champs :

• Nom / prénom
• Date de l’entretien
• Nom de l’entreprise
• Personne rencontrée
• Comment s’est passée l’accueil ?
• Questions posées
• Ce que j’ai su dire / ce que j’ai oublié
• Mes impressions (note sur 10)
• Résultat (à suivre, accepté, refusé)

✔️ Avantages : rapide à mettre en place, partageable
❌ Limites : peu intégré au CRM, historique difficile à centraliser

✅ Option 2 : Tableau partagé (Google Sheets / Airtable)

On peut structurer un suivi des RDV avec :

• Colonne “Nom candidat”
• “Date RDV”
• “Entreprise”
• “Statut (à venir / passé / en attente de retour)”
• “Résultat”
• “Commentaire CRE”
• “Lien CV / feedback”

✔️ Avantages : vision synthétique, consultable par l’équipe
❌ Limites : pas de notification automatisée, risque de surcharge si non piloté

✅ Option 3 : Intégration dans un CRM (Ypareo, Digiforma, Dendreo…)
Certains CRM permettent :

• De rattacher chaque entreprise contactée à un candidat
• De suivre les statuts de chaque entretien
• De centraliser les documents (CV, retour d’entretien, feedback)
• De déclencher des alertes (pas de retour sous 3 jours ? mail auto)

✔️ Avantages : historique, reporting, pilotage
❌ Nécessite paramétrage, formation des équipes

📈 4. Cas pratique : un OF de 150 alternants

Un lecteur nous explique avoir créé une base de données simple où les jeunes remplissent après chaque entretien :

• L’entreprise rencontrée
• Leur impression
• Le retour éventuel de l’employeur
• Ce qu’ils ont dit de la formation
• Ce qu’ils en retiennent

Le CRE utilise ces données pour :

• Éviter les doublons
• Affiner ses prochains matchs
• Adapter le coaching candidat

Le coordinateur peut, lui, :

• Suivre la dynamique de placement
• Repérer les entreprises qui refusent systématiquement
• Identifier les jeunes “inactifs” ou perdus de vue
•  

🔎 5. Quel bénéfice pour l’OF à formaliser tout cela ?

✔️ Amélioration du taux de placement
✔️ Réduction du nombre d’échecs non expliqués
✔️ Suivi proactif des candidats
✔️ Preuve Qualiopi (indicateur 26 / 28)
✔️ Relation entreprise enrichie (on sait ce qu’ils attendent)
✔️ Valorisation de l’effort du CRE qui ne travaille plus à l’aveugle

Dans l’alternance, le placement ne s’arrête pas à l’entretien d’embauche.
Le retour d’expérience post-entretien est une mine d’or trop souvent négligée.

Qu’il soit saisi via un formulaire simple, un tableau partagé ou intégré dans un CRM, il permet :

• Un pilotage fin,
• Une meilleure insertion,
• Et une vraie qualité de service.

🎯 Un petit outil, pour un grand levier d’amélioration continue.

🧩 1. Une organisation multi-niveaux : qui fait quoi ?

👨‍💼 a) Le responsable alternance / coordinateur

• Véritable chef d’orchestre, il supervise :
• L’ensemble des promotions en alternance,
• Les calendriers de présence OF / entreprise,
• Les relations avec les financeurs (OPCO),
• Le suivi des indicateurs qualité,
• Les échanges avec la direction.

🎯 Il centralise les données, organise les remontées, valide les alertes (absences, ruptures, incidents).

🧑‍💻 b) Les chargé·es de relations entreprises

Sur 300 alternants, il faut en moyenne 1 CRE pour 80 à 100 contrats actifs.

Leur rôle :

• Suivi des entreprises,
• Gestion des placements restants,
• Prévention des ruptures,
• Mise à jour du CRM entreprise.

🔄 Ils travaillent en lien constant avec les référents pédagogiques.

👩‍🏫 c) Les formateurs référents / tuteurs OF

Chaque formateur suit un groupe ou une promotion d’alternants.
Il est chargé de :

• Assurer le lien entre l’OF et l’entreprise,
• Suivre les progrès pédagogiques et professionnels,
• Rédiger les visites en entreprise (obligatoires),
• Participer aux bilans de mi-parcours ou de fin de contrat.

👀 C’est souvent le premier à détecter un malaise ou un risque de rupture.

📁 d) L’équipe administrative
Elle gère :

• Les contrats (Cerfa, convention tripartite),
• Les relances OPCO,
• Les dossiers CPF alternance ou contrats pro,
• Le suivi des échéances réglementaires.

🎯 Un bon workflow numérique est ici indispensable (ex : signature électronique, archivage, relances automatiques).

📊 2. Outils indispensables pour un suivi fluide

🧠 a) Un logiciel métier (CRM / ERP formation)

Exemples : Ypareo, Digiforma, Dendreo, Gessica
Ces outils permettent de :

• Suivre les contrats (état, dates, entreprise, OPCO),
• Gérer les alertes (retard, fin de contrat, absences),
• Conserver les documents liés (conventions, évaluations, bilans).

🎯 C’est le socle technique d’une gestion de masse.

📆 b) Un planning partagé par promo

• Calendrier alternance (jours OF vs entreprise)
• Dates clés : examens, bilans, visites tuteurs
• Suivi des absences ou retards

💡 De plus en plus d’OF intègrent un accès pour les apprenants et les employeurs via un extranet.

🗂️ c) Un fichier “alertes” ou “points de vigilance”

Ce fichier partagé (Excel, Trello, CRM…) permet de :

• Repérer les jeunes sans entreprise,
• Suivre les apprenants fragiles,
• Noter les entreprises “sensibles” (turnover, tension, relance…).

🎯 L’objectif : agir vite, collectivement.

🛠️ 3. Quels indicateurs suivre pour ne pas perdre le contrôle ?

Indicateur Objectif Suivi

🧭 4. Les risques si la gestion est mal calibrée

❌ Ruptures de contrat non anticipées

❌ Alertes non remontées à temps (absence, mal-être, pression entreprise)

❌ Retards dans les dossiers OPCO / financeurs

❌ Perte de confiance des entreprises partenaires

❌ Tension des équipes internes (burn-out CRE ou référents)

❌ Non-conformité Qualiopi (indicateur 26 et 28 notamment)

💡 5. Facteurs de réussite

✔️ Un référent alternance clairement identifié
✔️ Un CRM bien renseigné et partagé
✔️ Une réunion d’équipe hebdomadaire courte mais efficace
✔️ Des outils simples pour les apprenants (suivi des jours, document à télécharger)
✔️ Une grille de visite entreprise standardisée
✔️ Une culture du travail collaboratif entre pédagogie / entreprise / administratif

 
Gérer 300 alternants ne s’improvise pas. Cela implique une organisation structurée, des outils solides, une équipe engagée et un pilotage régulier.

Mais bien maîtrisée, cette gestion permet :

• Une meilleure expérience pour les apprenants,
• Une relation de confiance durable avec les entreprises,
• Et un impact fort sur la réputation de l’OF.

👔 1. Le conseiller formation : vendre les formations et développer le chiffre d’affaires

Le conseiller formation est historiquement le “commercial” de l’OF. Sa mission première est de vendre des parcours à des clients (particuliers, entreprises, OPCO, etc.).

🔧 Missions principales

• Présenter l’offre de formation
• Conseiller les prospects sur les financements (CPF, OPCO, Pôle emploi)
• Convertir des leads en inscrits
• Négocier les devis et conventions de formation
• Suivre la relation client jusqu’au démarrage
• Alimenter le CRM et faire du reporting

🧑‍💼 Profil

• Commercial orienté “produit” ou “service”
• Bon communicant, à l’aise en prospection
• À l’écoute des besoins des clients
• Maîtrise des dispositifs de financement

🎯 Objectifs

• Nombre de ventes / inscriptions
• Chiffre d’affaires généré
• Taux de transformation leads → clients
• Taux de satisfaction client (avant-vente)

🤝 2. Le chargé de relations entreprises : placer des alternants et entretenir le réseau employeur

Le chargé de relations entreprises (CRE), quant à lui, est centré sur la mise en relation entre apprenants et entreprises. Il ne “vend” pas une formation mais place un candidat dans un cadre contractuel (contrat pro, apprentissage).

🔧 Missions principales

• Prospecter les entreprises susceptibles d’accueillir un alternant
• Qualifier les offres d’accueil
• Faire le lien entre profil candidat et besoin employeur
• Coordonner le placement avec les équipes pédagogiques
• Suivre la relation entreprise pendant et après le contrat
• Fidéliser les partenaires employeurs

🧑‍💼 Profil

• 
  Orienté terrain, RH et insertion
• Connaissance fine des métiers et des attendus entreprise
• Sens du suivi et de l’engagement contractuel
• Capacité à travailler en lien avec les formateurs et la direction pédagogique

🎯 Objectifs

• Nombre de contrats signés
• Taux de placement alternance
• Taux de rupture entreprise
• Taux de satisfaction employeurs

⚖️ 3. Conseiller formation vs Chargé de relations entreprises : la grille comparative

Critère Conseiller formation Chargé de relations entreprises

🏗️ 4. Que risque un OF qui ne fait pas cette distinction ?

❌ Un CRE submergé par les tâches de vente ou de conseil CPF qu’il ne maîtrise pas

❌ Un conseiller formation débordé par les relances employeurs et les ruptures de contrat

❌ Des candidats mal orientés ou laissés seuls pour chercher une entreprise

❌ Une image brouillée auprès des partenaires : “qui fait quoi dans cet OF ?”

❌ Des tensions internes sur les responsabilités

🧭 5. Comment structurer les deux postes dans un OF ?

✅ L’idéal est de penser ces postes comme complémentaires :

• Le conseiller formation accompagne le candidat jusqu’à l’inscription.
• Le CRE prend le relai pour le placement entreprise, le suivi de contrat et la relation partenariale.

En cas de petite structure, ces fonctions peuvent être portées par la même personne, à condition :

• Qu’elle soit formée aux deux aspects,
• Qu’un calendrier et des outils de priorisation soient mis en place.

🎯 6. Bonnes pratiques organisationnelles

• Utiliser un CRM partagé, avec une vue “formation” et une vue “entreprise”
• Organiser des points hebdos entre équipes (pédago, commercial, placement)
• Créer un tableau de bord mixte avec des indicateurs différenciés
• Mutualiser certains outils (fiches entreprises, trames d’entretien, relances)

Dans un organisme de formation moderne, il ne suffit plus d’avoir un commercial ou un formateur polyvalent. Il faut structurer les rôles avec intelligence.

Le conseiller formation et le chargé de relations entreprises sont deux piliers complémentaires :

L’un fait venir les candidats,

L’autre les fait entrer en contrat.

💡 Ne pas confondre leurs missions, c’est renforcer :

✔️ la qualité du parcours,
✔️ la satisfaction entreprise,
✔️ et la performance globale de votre organisme.

🧩 Pourquoi définir des KPI pour le chargé de relations entreprises ?

Un bon CRE n’est pas un « commercial pur », ni un formateur, ni un simple agent de liaison. C’est un professionnel transversal chargé :

• De sourcer les entreprises,
• De placer les candidats,
• D’accompagner les relations employeurs,
• De contribuer à la qualité et à la réputation du centre.

🎯 Sans indicateurs, impossible de :

• Suivre les progrès,
• Ajuster les méthodes,
• Valoriser son travail auprès de la direction,
• Identifier les points de blocage dans la chaîne de l’alternance.

🛠️ Quels types d’objectifs fixer à un CRE ?

Il est recommandé de combiner objectifs quantitatifs et objectifs qualitatifs.

🔢 Objectifs quantitatifs (mesurables)

🎯 Objectifs qualitatifs (analyse de comportement et de méthode)

💡 Ces éléments peuvent être intégrés dans un tableau de bord mensuel ou trimestriel, partagé avec la direction ou le coordinateur pédagogique.

📊 Indicateurs complémentaires à suivre côté OF

Même si ces indicateurs ne relèvent pas uniquement du CRE, ils permettent de mesurer l’impact de son action dans la chaîne globale de l’alternance :

🧠 Bonnes pratiques pour fixer ces objectifs

1. Adapter les objectifs au secteur et à la saison

• Janvier/Mars : période intense pour les relances entreprise
• Été : période creuse, objectif de qualification du fichier
• Rentrée : focus sur les places restantes et les urgences

2. Fixer des objectifs réalistes mais stimulants
Exemple : ne pas viser 40 contrats par mois pour une seule personne sur des métiers pénuriques.

3. Associer le CRE à la définition des objectifs
Cela favorise :

• L’adhésion,
• L’autoévaluation,
• La remontée des contraintes terrain.

4. Mettre en place un point régulier d’échange (hebdo ou mensuel)

• Revue des chiffres,
• Identification des freins (pas de profils adaptés, zone géographique, concurrence…),
• Ajustements (communication, accompagnement candidat, événements à relancer…).

📎 Exemple de tableau de suivi mensuel simplifié

🚀 Valoriser les résultats du CRE dans l’OF

Ne pas oublier que ce poste crée de la valeur :

✔️ Rentabilité : plus de placements = plus de contrats financés
✔️ Image : les entreprises valorisent un interlocuteur dédié
✔️ Stabilité : baisse des ruptures, meilleure coordination

💬 Conseil : intégrer les indicateurs CRE dans le rapport qualité de votre OF (indicateur 26 de Qualiopi), ou dans le bilan annuel présenté aux financeurs / OPCO.

 
Professionnaliser le rôle de chargé de relations entreprises, c’est aussi professionnaliser son pilotage.

En fixant des objectifs clairs, mesurables et ajustables, un OF peut :

• Donner un cap à son CRE,
• Suivre ses performances sans pression excessive,
• Et surtout, construire un écosystème alternance solide et pérenne.

Dans une logique de qualité, efficacité et crédibilité, ces indicateurs deviennent un atout autant qu’un outil de montée en compétence.

📌 1. Pourquoi ce métier est devenu indispensable dans un OF

• L’organisme de formation qui propose des parcours en alternance doit :
• Accompagner le jeune dans sa recherche d’entreprise,
• Répondre à la pénurie de contrats,
• Sécuriser ses rentrées et son remplissage,
• Cultiver des partenariats durables avec les employeurs.

👉 Ces missions ne peuvent plus être assumées uniquement par les formateurs ou les responsables pédagogiques. Elles nécessitent une personne dédiée, proactive, organisée et tournée vers le terrain.

C’est là qu’intervient le chargé de relations entreprises (CRE).

👤 2. Le profil-type du chargé de relations entreprises

🧠 Compétences clés

• Connaissance du monde de l’entreprise : recrutement, métiers, enjeux RH
• Sens commercial : savoir prospecter, présenter une offre, négocier
• Aisance relationnelle : écoute active, diplomatie, suivi personnalisé
• Méthodologie de placement : matching, sourcing, accompagnement candidats
• Maîtrise des outils CRM et suivi de candidature

💼 Parcours possibles

• Ancien recruteur ou chargé de mission emploi (type Pôle emploi, mission locale)
• Ex-conseiller en formation
• Profil commercial terrain avec appétence pour l’insertion
• Formateur reconverti avec orientation accompagnement

💡 Ce métier est hybride. Le meilleur profil n’est pas forcément celui du CV le plus long, mais celui qui fait le lien entre l’entreprise et l’apprenant avec intelligence.

📋 3. Les missions principales du chargé de relations entreprises

Mission Objectif

🎯 Prospection entreprise Identifier des structures prêtes à recruter
🗂️ Gestion du fichier entreprise Qualifier, segmenter, relancer, actualiser
🧩 Matching apprenant/entreprise Proposer le bon profil au bon moment
🤝 Suivi entreprise Fidéliser, obtenir des retours, ajuster
👥 Accompagnement du jeune Aide au CV, posture, simulation d’entretien
📢 Participation aux salons, forums Rencontrer, réseauter, développer l’image
🛠️ Reporting interne Nombre de placements, suivi des contrats, taux de satisfaction
💬 Dans les grands OF, il peut travailler en binôme avec un recruteur. Dans les petites structures, il fait souvent tout.

🧰 4. Quels outils pour travailler efficacement ?

Un bon CRE travaille avec une boîte à outils claire :

• CRM formation : pour piloter les relations entreprises (Ypareo, Gessica, Digiforma…)
• Base de CV candidats : tri, mise à jour, niveau de maturité
• Calendrier des événements pros (job dating, salons, forums OPCO)
• Kit communication : fiche formation, exemple de contrats, présentations entreprises
• Tableaux de bord de placement : taux de signature, entreprises actives, délais de réponse

💡 Le métier demande de l’organisation, mais aussi de la réactivité.

📈 5. Quels résultats attendre de ce poste ?

Un CRE bien formé et intégré dans la stratégie de l’OF permet de :

✔️ Réduire le taux d’abandon par absence d’entreprise
✔️ Augmenter le taux de remplissage des promotions
✔️ Améliorer la satisfaction des entreprises
✔️ Créer des relations durables avec les employeurs
✔️ Professionnaliser le discours commercial et pédagogique de l’OF
✔️ Fluidifier le lien entre les équipes formation et le monde du travail

💼 6. Comment intégrer ce poste dans un OF ?

🏗️ Étapes recommandées

• Clarifiez les objectifs : nombre de contrats, types de profils, délais
• Dotez le CRE d’outils et d’un fichier entreprise exploitable
• Formez-le à vos certifications, à vos publics et aux réalités du terrain
• Impliquez-le dans les réunions pédagogiques
• Évaluez ses performances avec des indicateurs clairs

🎯 Il n’est pas là pour “remplir pour remplir”, mais pour construire des relations employeurs durables.

Le chargé de relations entreprises n’est plus un « plus », mais une brique essentielle du modèle économique de l’alternance.
Dans un contexte où la réussite d’un contrat repose autant sur la pédagogie que sur le placement, ce métier doit être valorisé, structuré, professionnalisé.

C’est lui qui met en relation, crée la confiance et transforme des projets de formation en contrats concrets.

🔑 Pour un OF, investir dans ce poste, c’est investir dans la réussite de ses candidats, dans sa réputation… et dans sa pérennité.

🧱 1. Pourquoi un fichier entreprise structuré est indispensable

Un OF qui forme en alternance ne peut pas compter sur les seuls efforts des jeunes pour trouver leur entreprise d’accueil. Le fichier entreprise permet :

• De sécuriser vos sessions : pas de rentrée sans promesse de placement.
• D’avoir une vision claire des secteurs actifs sur votre territoire.
• De construire un réseau de partenaires récurrents.
• De suivre les relations entreprises dans le temps : satisfaction, fidélité, besoins.
• De professionnaliser l’action de vos chargés de placement.

💬 En clair, le fichier entreprise devient un levier commercial et pédagogique.

📌 2. Quelles données faut-il intégrer dans un bon fichier entreprise ?

Un fichier exploitable doit contenir des données utiles à la prospection, à la qualification et au suivi. Voici les principaux champs à prévoir :

🔹 Identification de base

• • Raison sociale
  • SIRET
  • Adresse
  • Secteur d’activité (NAF ou personnalisé)
  • Taille (TPE/PME/ETI/grand compte)

🔹 Contacts clés

• • Nom / prénom
  • Fonction (DRH, dirigeant, manager opérationnel)
  • E-mail direct
  • Téléphone (ligne directe ou standard)
  • LinkedIn ou site internet

🔹 Historique de relation

• • A déjà accueilli un alternant (oui/non)
  • Nom des anciens alternants
  • Dates du ou des contrats
  • Retour satisfaction entreprise
  • Nom du formateur ou du chargé de placement associé

🔹 Intérêts ou besoins exprimés

• • Métiers recherchés (ex. : assistant RH, développeur web, coiffeur, etc.)
  • Niveaux visés (CAP, Bac Pro, BTS, TP, Bachelor…)
  • Période de recrutement habituelle
  • Préférences sur les rythmes d’alternance

🔹 Suivi d’action commerciale

• • Dernier contact : date, canal, contenu
  • Statut : à contacter / relancé / en attente / signé
  • Relance prévue le…

💡 Astuce : ajoutez une zone “commentaire libre” pour noter les échanges informels, blocages ou atouts.

🧰 3. Quel outil utiliser ? Tableur ou CRM métier ?

📋 Tableur (Excel, Google Sheets)
✅ Facile, rapide, personnalisable
❌ Limité pour les suivis multiples ou en équipe
❌ Pas de rappels ni d’historique structuré

🧠 CRM formation (Ypareo, Digiforma, Gessica, Aurion, Dendreo…)
✅ Intégration avec vos candidatures, votre calendrier, vos formations
✅ Alertes automatiques, relances programmées, centralisation des données
✅ Historique complet par entreprise et candidat

💬 Si votre OF dépasse 30–40 alternants par an, un CRM devient indispensable pour éviter la perte d’information et l’oubli de suivi.

🧱 4. Comment construire son premier fichier entreprise ?

Étape 1 : capitalisez sur l’existant

• Liste des entreprises qui ont déjà accueilli vos apprenants
• Réseaux des formateurs, anciens stagiaires, prescripteurs
• Relations des membres de l’équipe (anciens employeurs, clients, etc.)

Étape 2 : ciblez les entreprises de votre territoire

• Utilisez les annuaires d’entreprises (INSEE, Société.com, PagesJaunes Pro)
• Analysez les bassins d’emploi (site Pôle emploi, observatoires OPCO)
• Utilisez LinkedIn pour repérer les DRH ou responsables de service

Étape 3 : segmentez votre fichier

• Par secteur professionnel (commerce, numérique, santé, BTP, etc.)
• Par taille (TPE, PME, grands groupes)
• Par potentiel (déjà clients, prospects froids, prospects chauds)

💡 Ne cherchez pas à remplir 1000 lignes d’un coup. Commencez par 50 à 100 contacts qualifiés, bien renseignés, et développez progressivement.

📞 5. Comment entretenir et enrichir votre fichier entreprise ?

✅ Mettre à jour régulièrement

• Après chaque appel ou visite : notez les infos utiles
• Une fois par trimestre : purgez les doublons, vérifiez les mails, relancez les inactifs

✅ Créer une culture interne du fichier

• Chaque chargé de placement doit alimenter le fichier
• Il doit devenir un outil partagé, vivant et à jour

✅ Exploiter le fichier en mode « campagne »

• Campagne mail sur une nouvelle promo
• Campagne phoning ciblée sur les anciens employeurs
• Job dating entreprise – alternants

💡 Un bon fichier vaut autant qu’un bon formateur : c’est un actif stratégique pour votre OF.

🎯 6. Ce que ça change pour votre organisme de formation

✅ Plus de réactivité pour placer les candidats
✅ Meilleure image auprès des entreprises partenaires
✅ Meilleur taux de remplissage des sessions
✅ Meilleur accompagnement des jeunes : “Tu veux faire du marketing ? Voilà 3 entreprises qui recrutent.”

Et surtout : moins de stress pour vos équipes, car le réseau entreprise ne dépend plus du hasard, mais d’une méthode.

Construire un fichier entreprise, ce n’est pas une tâche administrative. C’est une démarche commerciale, stratégique et pédagogique.

Un fichier bien structuré vous permettra :

✔️ de mieux placer vos alternants,
✔️ de sécuriser vos sessions,
✔️ d’ancrer votre OF dans le tissu économique local,
✔️ et d’entrer dans une logique de développement maîtrisé de l’alternance.

Aujourd’hui, pour exister dans le monde concurrentiel de l’alternance, un OF doit être aussi :

• Un recruteur,
• Un chasseur de contrats,
• Un intermédiaire actif entre jeunes et employeurs.

Voyons comment et pourquoi cette évolution s’est imposée – et ce que doivent mettre en place les OF qui souhaitent réussir sur ce terrain.

📈 L’essor de l’alternance : une transformation structurelle

Depuis 2008 mais surtout 2018, avec la réforme “Avenir professionnel”, l’alternance est devenue la voie royale vers l’emploi pour les jeunes. Le gouvernement ayant fléché les financements vers l’alternance et réformé le statut des CFA, en permettant aux OF d’accéder à ces dispositifs

• Le nombre d’apprentis a explosé (plus de 980 000 en 2023).
• Les financements publics sont massifs (France Compétences, aides à l’embauche).
• Les certifications en alternance (Titres Pro, BTS, Bachelors) sont valorisées.

Et les CFA se sont multipliés, parfois portés par des OF classiques devenus « CFA » et en autorisant les entreprises à ouvrir leur propre « CFA d’entreprise ».

👉 Résultat : les OF ne peuvent plus se contenter de “former” : ils doivent accompagner le placement, sous peine de voir leurs classes vides.

🧩 Alternance = entreprise obligatoire

Un contrat en alternance n’existe que s’il y a une entreprise d’accueil.

Or, dans la réalité :

• De nombreux candidats n’ont ni réseau, ni expérience,
• Ils ne savent pas chercher un employeur,
• Les entreprises sont parfois mal informées, ou hésitantes à recruter.

💬 L’OF devient alors le seul acteur capable de sécuriser l’entrée en contrat.

C’est ainsi qu’est né un nouveau métier au sein des OF : le placement en entreprise.

🏗️ De la pédagogie à la stratégie de placement :

un nouveau métier
Pour répondre à cette nouvelle exigence, les OF ont dû s’organiser différemment :

1. 📂 Création de départements « relation entreprises »
Constitution d’une base de données entreprises (CRM, tableau de suivi, relances)

Segmentation par secteur, type de poste, niveau de diplôme

Historique des anciens alternants placés

2. 👥 Recrutement de profils hybrides : les « chargés de relations entreprises »
Ni purement formateurs, ni commerciaux traditionnels

Ce sont des intermédiaires, capables de :

Comprendre les attentes RH d’une PME

Proposer un bon profil de candidat

Suivre le contrat et la satisfaction entreprise

3. 🧲 Mise en place de campagnes de prospection entreprises
Phoning, mailing, LinkedIn, visites terrain

Participation à des forums de recrutement

Développement de partenariats long terme

💡 Les OF deviennent ainsi de véritables “agences de placement intégrées”.

📊 Ce que ça change pour un OF qui veut faire de l’alternance

✔️ Il faut anticiper les besoins de recrutement
Un bon OF en alternance :

• Ne lance pas une session sans savoir quelles entreprises il peut activer
• Travaille à flux tendu : un candidat = une entreprise = un contrat

✔️ Il faut accompagner les jeunes activement. Le candidat n’est pas livré à lui-même. Il faut :

• L’aider à faire son CV pro
• Le préparer aux entretiens
• L’orienter vers les offres adaptées
• Parfois même signer un contrat avant l’entrée en formation

✔️ Il faut investir dans des outils
Les OF structurés utilisent :

• Des logiciels CRM métiers (Ypareo, Aurion, Digiforma, Gessica…)
• Des plateformes de matching entreprise/candidat
• Des outils de tracking des candidatures et contrats

💼 Quels sont les bénéfices à long terme ?
Même si cette stratégie demande du temps et des moyens, elle crée une valeur durable :

📌 Fidélisation des entreprises clientes

📌 Taux d’insertion et de réussite élevés

📌 Réputation de CFA « efficace » et bien connecté

📌 Rentabilité plus forte grâce à des promotions complètes

🎯 Bonnes pratiques pour un OF qui veut se lancer
Identifier les secteurs professionnels de son territoire

• Qui recrute ? Quels métiers ? Quel niveau de diplôme recherché ?
• Former ou recruter un chargé de placement
• Idéalement : issu du monde RH ou commercial, avec sens du relationnel
• Construire une stratégie de prospection
• Campagnes mail + téléphone
• Présence sur les réseaux (LinkedIn pro)
• Organisation de mini-forums ou job dating
• Mettre en place un accompagnement candidat efficace
• Coaching express
• Pack outils : CV, lettre, visio d’entraînement
• Suivi post-entretien

L’alternance est une opportunité, mais c’est aussi un engagement opérationnel fort pour les OF.
Ceux qui veulent réussir doivent dépasser le rôle de formateur pour devenir acteur de l’insertion professionnelle.

En construisant un dispositif de placement structuré, professionnel et proactif, les organismes de formation ne répondent pas seulement à une obligation : ils créent de la valeur pour l’entreprise, pour le jeune… et pour leur propre développement.

🔍 Les principales réformes annoncées

1. Introduction d’un reste à charge pour les entreprises

À partir du 1er juillet 2025, les entreprises devront assumer un reste à charge obligatoire de 750 € pour chaque contrat d’apprentissage à partir du niveau Bac+3. Par exemple, pour une formation dont le coût est de 8 000 €, l’Opérateur de Compétences (OPCO) versera 7 250 €, laissant le solde à la charge de l’entreprise. Cette mesure vise une économie de 140 millions d’euros.​ Mais elle impacte particulièrement les OF qui ont monté des formations de qualité à partir des Titres Professionnels souvent à Bac+3

2. Modification du mode de versement des financements

Le versement des financements par les OPCO passera d’un calcul mensuel à un prorata journalier. Cette approche vise à éviter le financement complet d’un mois lorsque l’apprenti interrompt sa formation en cours de période. Les économies attendues sont de 180 millions d’euros en 2025 et de 257 millions d’euros en 2026.​ Les abandons sont un vrai cauchemar pour les OF. Cette mesure n’est pas nouvelle pour les OF qui depuis toujours ne sont payés que sur les heures consommées.

3. Réduction de la prise en charge pour les formations à distance

Les formations dispensées à plus de 80 % en distanciel verront leur prise en charge réduite de 20 %, à compter du 1er juillet 2025. Cette décision suscite des préoccupations, car elle pourrait pénaliser les apprenants ne pouvant pas se déplacer et remettre en question la valeur des formations à distance bien conçues.​

4. Nouveau mode de fixation des niveaux de prise en charge

Un « pivot » sera défini par France Compétences pour un ensemble de certifications menant au même métier. Les branches professionnelles pourront ajuster ce niveau à ±20 %, et le ministère pourra appliquer des bonifications selon ses priorités.​ Ceci va rendre difficile l’ouverture de classes rentables

5. Plafonnement des prises en charge et des frais de communication

La prise en charge maximale d’une formation sera plafonnée à 12 000 €, et les frais de communication des CFA seront limités à 300 € par apprenti.​ Qu’est-ce que c’est que cette mesure dans un monde où le marketing est la cheville ouvrière de la réussite d’un cursus.

⚠️ Impacts pour les CFA et les entreprises

Ces réformes imposent aux CFA de revoir rapidement leurs budgets, procédures internes et stratégies de communication. Les entreprises, quant à elles, devront intégrer ces nouvelles charges financières, ce qui pourrait influencer leur décision d’embaucher des apprentis, notamment à des niveaux de formation supérieurs.​ Trouver les entreprises va devenir impossible alors même que c’est déjà une activité difficile.

💡 Perspectives et recommandations
Face à ces changements, il est crucial pour les CFA et les entreprises de collaborer étroitement pour assurer la continuité et la qualité des formations en alternance. Il est également essentiel de valoriser les formations à distance bien conçues, qui offrent une flexibilité indispensable à de nombreux apprenants.​

Pour les CFA, les entreprises et les apprenants, l’année 2025 sera déterminante pour adapter les pratiques et garantir l’efficacité du système d’apprentissage dans ce nouveau contexte financier.