Qualiopi, CPF, apprentissage : Il faut apprendre à compter

Le CPF a ouvert la voie : 80 % de sous-traitance maximum

Depuis le 1er avril 2024, les organismes référencés sur Mon Compte Formation ne peuvent pas sous-traiter plus de 80 % de leur chiffre d’affaires réalisé sur la plateforme.

La règle paraît simple.

80 %.

Mais lorsqu’on descend dans son application, les premières questions apparaissent immédiatement.

• Quel chiffre d’affaires ?
• Sur quelle période ?

À quelle date une prestation doit-elle être rattachée ?

Faut-il prendre en compte un acompte ?

Une annulation ?

Une prestation d’examen ?

Le chiffre d’affaires réalisé hors Mon Compte Formation ?

Le ministère a dû progressivement préciser cette « grammaire ».

Le chiffre d’affaires retenu est celui correspondant aux prestations effectivement réalisées et facturées sur Mon Compte Formation.

La période de référence est l’année civile, indépendamment de l’exercice comptable de l’organisme.

Les actions réalisées hors plateforme ne sont pas prises en compte.

Certains acomptes ou indemnités sont exclus.

Et la proportion est calculée globalement sur l’activité MCF de l’organisme, pas formation par formation.

Autrement dit, le chiffre 80 % ne suffisait pas.

Il fallait également définir les règles permettant de le calculer.

Puis l’apprentissage a introduit un autre 80 %… et un 20 %

Depuis le 1er juillet 2025, une autre règle chiffrée est entrée dans le quotidien des CFA.

Lorsque les enseignements dispensés par le CFA sont réalisés à distance pour au moins 80 % de leur durée totale, le niveau de prise en charge du contrat est minoré de 20 %.

Avec un plancher de prise en charge fixé à 4 000 euros et des exceptions prévues pour certaines certifications.

Là encore, l’intention est parfaitement compréhensible.

Le législateur considère que le modèle économique d’une formation presque entièrement à distance n’est pas nécessairement identique à celui d’une formation principalement présentielle.

Mais immédiatement surgit la même question :

comment calcule-t-on les 80 % ?

Le ministère demande notamment que le nombre prévisionnel d’heures à distance figure dans le Cerfa et la convention de formation.

Nous ne sommes donc plus simplement dans une description pédagogique.

Nous sommes dans une donnée qui peut avoir une conséquence financière directe.

Une heure change de nature.

Elle n’est plus seulement une heure de formation.

Elle devient une unité de calcul réglementaire.

Et maintenant Qualiopi entre à son tour dans l’ère des seuils

Le décret du 1er août 2026 modifie le référentiel national qualité.

Le nouveau référentiel entrera en vigueur le 1er novembre 2026.

Et deux dispositions méritent particulièrement l’attention des organismes de formation.

L’indicateur 19

Le nouveau texte prévoit qu’au-delà d’un certain nombre d’intervenants par formation, le prestataire devra disposer d’un référent pédagogique par formation, chargé d’assurer la coordination entre les intervenants.

Le seuil doit être fixé par arrêté.

L’indicateur 20

Pour l’apprentissage, le texte introduit une autre logique.

Lorsque la proportion d’heures d’enseignement réalisées par des intervenants permanents sera inférieure à un seuil fixé par arrêté, le CFA devra mettre en œuvre des modalités renforcées de supervision pédagogique et de contrôle de la qualité des interventions.

Là encore, le seuil doit encore être fixé.

Nous pourrions donc attendre tranquillement les arrêtés.

Ce serait une erreur.

Car le problème n’est pas seulement de connaître le chiffre qui sera retenu.

Le problème sera de savoir comment ce chiffre doit être calculé.

Prenons un exemple très simple

Imaginons que l’arrêté fixe un jour un seuil à 50 %.

Ce chiffre est ici purement hypothétique.

Un CFA calcule que 52 % de ses heures sont réalisées par des intervenants permanents.

Il considère donc ne pas être concerné par les mesures renforcées.

L’auditeur arrive.

Il refait le calcul.

Il trouve 48 %.

Qui a raison ?

Peut-être les deux.

Parce qu’ils n’ont tout simplement pas compté la même chose.

Le CFA a intégré certaines heures.

L’auditeur en a exclu d’autres.

Le CFA a considéré un formateur comme permanent.

L’auditeur l’a classé autrement.

L’un a raisonné sur l’année civile.

L’autre sur la durée de la formation.

L’un a compté les heures programmées.

L’autre les heures effectivement réalisées.

52 % d’un côté. 48 % de l’autre.

Et pourtant les deux calculs peuvent être mathématiquement impeccables.

Le problème n’est pas les mathématiques.

Le problème est la définition juridique des données utilisées.

Qu’est-ce qu’un « intervenant » ?

La question paraît presque ridicule.

Tout le monde sait ce qu’est un intervenant.

Jusqu’au moment où il faut le compter.

Un formateur salarié est évidemment un intervenant.

Mais un formateur occasionnel ?

• Un sous-traitant ?
• Un expert qui intervient deux heures ?
• Un tuteur ?
• Un maître d’apprentissage ?
• Un correcteur ?
• Un jury ?
• Un conférencier ?
• Un accompagnateur pédagogique ?

Un salarié qui anime seulement un module ?

Et si une même personne intervient sur trois formations ?

Avons-nous un intervenant ou trois occurrences d’intervention ?

Ce ne sont plus des questions sémantiques.

Dès lors qu’un seuil réglementaire en dépend, ce sont des questions de conformité.

Et qu’est-ce qu’une « formation » ?

Même difficulté.

Prenons un organisme proposant un titre professionnel.

La formation est-elle :

• le programme pédagogique ?
• la certification ?
• une promotion ?
• une session ?
• un groupe ?
• une action contractualisée ?
• un parcours individualisé ?

Si trois groupes suivent la même certification à trois dates différentes, avons-nous une formation ou trois ?

Et si une partie du parcours est mutualisée ?

Et si les entrées sont permanentes ?

Tant que personne ne demande de compter les intervenants « par formation », cette question peut rester théorique.

À partir du moment où un seuil réglementaire en dépend, elle devient essentielle.

« Intervenant permanent » : deux mots qui peuvent peser lourd

L’indicateur 20 soulève une difficulté encore plus intéressante.

Le texte parle d’intervenants permanents.

Mais que signifie exactement permanent ?

• Un salarié en CDI ?
• Un salarié à temps partiel ?
• Un CDD de douze mois ?
• Un formateur employé régulièrement depuis cinq ans mais sous un autre statut ?
• Un indépendant réalisant 400 heures chaque année pour le même CFA ?
• Un salarié administratif assurant occasionnellement des enseignements ?

La réponse ne pourra pas simplement relever de l’interprétation personnelle de chaque CFA.

Sinon, deux organismes ayant exactement la même organisation pédagogique pourront produire deux ratios différents.

Le prochain audit Qualiopi pourrait donc commencer dans Excel

Nous avons longtemps associé Qualiopi à la documentation.

• Procédures.
• Programmes.
• Questionnaires.
• Preuves.
• Comptes rendus.
• Veilles.
• Tableaux de satisfaction.

Le nouveau référentiel introduit progressivement une autre dimension :

la donnée.

Demain, un auditeur pourrait demander :

« Combien d’intervenants avez-vous sur cette formation ? »

Puis :

« Comment avez-vous obtenu ce nombre ? »

Ou encore :

« Quelle proportion des heures est réalisée par vos intervenants permanents ? »

Et surtout :

« Montrez-moi le calcul. »

C’est là que beaucoup d’organismes pourraient découvrir une nouvelle forme de non-conformité.

Non pas parce qu’ils n’ont pas de procédure.

Mais parce qu’ils ne peuvent pas reconstituer de manière fiable le chiffre qu’ils déclarent.

Une donnée réglementaire doit avoir six caractéristiques

Les organismes de formation vont progressivement devoir construire ce que l’on pourrait appeler une grammaire de la donnée réglementaire.

Pour chaque indicateur chiffré, six questions devraient pouvoir recevoir une réponse.

1. Quelle donnée ?

Que mesure-t-on exactement ?

2. Quelle définition ?

Qu’appelle-t-on heure, intervenant, formation, chiffre d’affaires, sous-traitance ou enseignement à distance ?

3. Quelle période ?

Année civile ? Exercice comptable ? Session ? Durée du contrat ? Année scolaire ?

4. Quelle règle d’imputation ?

À quelle période et à quelle action rattache-t-on la donnée ?

5. Quelle source ?

ERP ? LMS ? logiciel de gestion ? comptabilité ? planning ? convention ? facture ?

6. Quelle preuve ?

Comment démontrer, six mois ou deux ans plus tard, que le chiffre annoncé était exact ?

Voilà ce que devrait être la véritable traçabilité.

Et le système d’information devient un sujet Qualiopi

C’est probablement la conséquence la moins visible de cette évolution.

Un organisme peut parfaitement disposer d’un excellent logiciel de gestion et produire des chiffres juridiquement faux.

Pourquoi ?

Parce qu’un logiciel calcule ce qu’on lui demande de calculer.

Si les règles de qualification des données sont mauvaises, le résultat sera faux avec une remarquable précision.

Un ERP pourra trouver 79,4 %.

Un fichier Excel 80,2 %.

L’auditeur 78,9 %.

Et chacun pourra présenter un calcul parfaitement cohérent.

La question n’est donc pas de savoir quel outil possède le meilleur calculateur.

La question est :

calculent-ils tous la même chose ?

Les OF devraient commencer maintenant, avant même la publication des seuils

Les arrêtés préciseront les seuils des indicateurs 19 et 20.

Mais les organismes n’ont pas besoin d’attendre pour commencer à travailler.

Ils peuvent déjà cartographier leurs données.

• Combien avons-nous d’intervenants ?
• Comment les classons-nous ?
• Quels sont leurs statuts ?
• Comment rattachons-nous leurs interventions aux formations ?
• Où enregistrons-nous les heures réellement effectuées ?
• Pouvons-nous distinguer présentiel et distanciel ?
• Pouvons-nous reconstituer l’historique ?
• Notre logiciel de gestion utilise-t-il les mêmes définitions que notre responsable pédagogique ?
• Et notre responsable qualité ?
• Et notre comptable ?
• Et notre CFA ?

C’est maintenant qu’il faut découvrir les écarts.

Pas la veille de l’audit.

Après la qualité documentaire, la qualité de la donnée

C’est peut-être finalement l’une des transformations les plus importantes de Qualiopi 2026.

Pendant plusieurs années, beaucoup d’organismes ont appris à documenter leurs pratiques.

Ils vont maintenant devoir apprendre à documenter leurs chiffres.

Car la réglementation de la formation professionnelle utilise de plus en plus les seuils pour déclencher une obligation, modifier un financement ou apprécier une organisation.

80 %.

20 %.

Demain un nombre maximal d’intervenants.

Puis une proportion minimale d’heures réalisées par des permanents.

Et probablement d’autres seuils suivront.

Le droit de la formation devient progressivement un droit de la donnée.

Cela ne signifie évidemment pas que le tableur remplace le juriste.

Bien au contraire.

Plus le droit utilise des chiffres, plus il doit définir précisément ce que ces chiffres signifient.

Sinon, nous fabriquerons une conformité étrange dans laquelle l’organisme trouve 79 %, l’auditeur 81 %, l’OPCO un troisième résultat et le logiciel un quatrième.

Et chacun aura peut-être correctement utilisé sa calculatrice.

Pour les organismes de formation, le prochain enjeu de conformité ne sera donc pas seulement de connaître les nouveaux seuils.

Il sera de pouvoir répondre à une question beaucoup plus simple :

« Pouvez-vous me montrer comment vous avez obtenu ce chiffre ? »

Et cette fois, répondre « c’est mon logiciel qui l’a calculé » ne suffira probablement plus.